Cómo enviar correos electrónicos y mantener el cumplimiento de la GDPR con Pushwoosh
¿Estarías dispuesto a apostar 20 millones de euros a que el último correo electrónico que enviaste era completamente conforme a la GDPR?
La Comisión Europea ha presentado recientemente una actualización de la GDPR para abordar los desafíos emergentes del mercado digital. Y aunque tanto las empresas como los individuos probablemente se beneficien de los cambios, la nueva capa de incertidumbre hace que el panorama digital vuelva a hablar del cumplimiento de la GDPR en los correos electrónicos.
Este mayor enfoque en la protección de datos de los correos electrónicos no es solo un obstáculo burocrático; es una oportunidad para generar confianza y refinar la precisión de las estrategias de marketing digital.
Sigue leyendo para aprender no solo a sobrevivir, sino a prosperar en una era de mayor conciencia de los datos y mantener tus correos electrónicos conformes a la GDPR con Pushwoosh.
Si te sientes seguro en tu experiencia sobre las regulaciones de marketing por correo electrónico, siéntete libre de saltar directamente a la guía paso a paso para mantener el cumplimiento de la GDPR en el marketing por correo electrónico.
Y si necesitas un breve repaso de las definiciones y principios clave de la GDPR, consulta la sección de Preguntas Frecuentes.
Cómo mantener el cumplimiento de la GDPR en los correos electrónicos: Una guía paso a paso
Solemos prestar especial atención al cumplimiento de la GDPR cuando hablamos de marketing por correo electrónico. Después de todo, es cuando más recopilas, procesas y trabajas con la información personal de los clientes.
Hay muchas cosas a tener en cuenta al elaborar una estrategia de marketing por correo electrónico conforme a la GDPR. Sin embargo, todo comienza con un único consejo más importante:
1. Elige un proveedor de servicios de correo electrónico fiable
No importa cuántas noches en vela hayas pasado intentando entender la última actualización de la GDPR si tu Proveedor de Servicios de Correo Electrónico (ESP) no le da importancia.
Seleccionar un proveedor de servicios de correo electrónico fiable es crucial porque el adecuado garantizará que tus campañas de correo electrónico cumplan con la GDPR desde el principio. Y el incorrecto puede muy bien ser la ruina de tu organización.
Una característica importante que debes buscar en un proveedor es su capacidad para demostrar el cumplimiento de los requisitos de la GDPR sobre la protección de datos y las notificaciones de violaciones. Evalúa sus medidas de seguridad, políticas de manejo de datos de usuarios y las herramientas de cumplimiento que ofrecen.
🔐 Puedes aprender cómo Pushwoosh maneja la seguridad de los datos de los clientes aquí.
2. Siempre obtén el consentimiento del usuario para recopilar y procesar datos personales
Obtener el consentimiento explícito del usuario no es solo un trámite legal; es un derecho fundamental del usuario bajo la GDPR.
Está en tu mejor interés hacer que el proceso de obtención de este consentimiento sea lo más sencillo y claro posible para el usuario. Además, el formulario de consentimiento debe presentarse de manera inequívoca.
Al igual que la falta de un “no” no implica en ninguna circunstancia un “sí” automático, una casilla de verificación preseleccionada definitivamente no implica un consentimiento activo.
Observa cómo una diferencia tan pequeña como el consentimiento prerellenado puede afectar gravemente el cumplimiento de la GDPR de tu formulario de generación de leads. Un usuario debe realizar voluntariamente la acción de expresar consentimiento (también conocido como hacer clic en la casilla de verificación) para que se considere una aceptación activa (opt-in).
3. Evita estos errores comunes de consentimiento por correo electrónico bajo la GDPR
El marketing por correo electrónico bajo la GDPR puede ser complicado, y un error en el consentimiento puede meter a las empresas en problemas. Así es como puedes evitar algunas trampas comunes de consentimiento:
- Nunca asumas el consentimiento: El permiso para enviar correos electrónicos no puede presumirse. Solo envía correos electrónicos si los usuarios han optado explícitamente por recibirlos.
- El consentimiento no es transferible: No puedes enviar correos electrónicos a contactos para fines diferentes a los que acordaron sin obtener su nuevo asentimiento.
- No ofrezcas incentivos financieros: El consentimiento debe ser “libremente dado, específico, informado e inequívoco”. Vincular el consentimiento del usuario a un descuento o cualquier otro beneficio financiero difumina la línea de que sea “dado voluntariamente”, violando potencialmente la GDPR.
- Tu lista de correos electrónicos es solo tuya: No la vendas ni la intercambies sin el permiso explícito de las personas en la lista.
- Evita los correos electrónicos no solicitados: A menos que sea algo por lo que se hayan registrado o que la ley te obligue a enviarlo: no lo envíes.
- Renueva o elimina consentimientos desactualizados: Para suscriptores inactivos, es posible que quieras reconfirmar su consentimiento antes de enviar una comunicación de marketing nuevamente.
Recuerda, mantener informados y comprometidos a tus suscriptores con prácticas de consentimiento claras no solo cumple con la GDPR, sino que también genera confianza y mejora la calidad de tus campañas de correo electrónico.
4. No temas a la confirmación doble (Double Opt-In)
Algunos marketers subirían encantados a la cima de la montaña de “Reduce el número de pasos en tu embudo al mínimo” y se quedarían allí. Y aunque es un enfoque razonable la mayor parte del tiempo, no necesariamente es el mejor cuando se trata del cumplimiento de la GDPR.
La confirmación doble (double opt-in) es el método más efectivo e indiscutible para confirmar que el consentimiento de un usuario es deliberado y verificar sus datos personales al mismo tiempo. También ayuda a prevenir registros accidentales y asegura que tu lista de correo electrónico sea de alta calidad.
📚 Por ejemplo, los usuarios que llenan un formulario de generación de leads para acceder a un ebook pueden no desear necesariamente recibir más contenido educativo de ti en el futuro. Puedes verificar su interés pidiendo una confirmación en el primer correo electrónico.
Sí, puede disuadir a algunos usuarios de suscribirse a tus boletines, pero al menos sabrás con certeza que aquellos que lo hicieron lo hicieron con entusiasmo.
Puedes configurar fácilmente un proceso de confirmación doble como este con una automatización básica proporcionada por tu ESP. En Pushwoosh, por ejemplo, puedes hacerlo en solo unos pocos clics con nuestro Constructor de Viajes del Cliente visual: ¡simplemente selecciona un formulario que desees incluir, prepara el correo electrónico de confirmación y ya estás listo!
Con el evento predeterminado ‘Se hizo clic en el enlace del correo electrónico’, puedes rastrear a los usuarios que han confirmado su aceptación y etiquetarlos como suscriptores de correo electrónico. Formarán un segmento objetivo para tus futuros correos electrónicos.
5. Haz que el proceso de baja (opt-out) sea claro y fácil
¡Así es! Dar a los usuarios la oportunidad de DARSE DE BAJA de tus correos electrónicos es tan importante para la GDPR como poder suscribirse a ellos. Esto puede parecer contraintuitivo, pero aguanta un momento.
Para introducir un proceso de baja sencillo, presta especial atención a la accesibilidad. Tu botón de “Darse de baja” y la página de “Preferencias de suscripción” deben ser fáciles de encontrar, y la automatización debe hacer exactamente lo que promete: cuando alguien elige darse de baja, ese contacto debe eliminarse inmediatamente de la lista.
Echa un vistazo a estos dos pies de página de correo electrónico, por ejemplo:
Puede parecer una buena idea ocultar tu botón de darse de baja detrás de una imagen o hacerlo del mismo color que el fondo de tu pie de página, pero te hará más daño que bien. Después de todo, ¿qué harías si te dieras cuenta de que ya no deseas recibir correos electrónicos de este remitente y no pudieras encontrar una salida fácil? Eso es correcto: márcalos como spam y olvídalo. Y eso es probablemente lo último que quieres como remitente.
6. Abraza el “apagado” (sunsetting) de correos electrónicos
Recuerda que uno de los siete principios de la GDPR es la minimización de datos. Es exactamente donde entra en juego el apagado de correos electrónicos.
El apagado de correos electrónicos es una estrategia de eliminación de suscriptores que no han interactuado con tus correos electrónicos durante un cierto período, generalmente de unos pocos meses. Puedes configurar un flujo de automatización dedicado que pregunte a los usuarios no activos si desean dejar de recibir correos electrónicos de ti.
Los usuarios que hagan clic en el enlace de dicho correo electrónico serán etiquetados como dados de baja y los excluirás de tus correos electrónicos.
Otra forma de abordar a tus suscriptores de correo electrónico no activos es etiquetarlos como inactivos, agregarlos a una lista de supresión y tratar de recuperar su atención más tarde con una campaña de reactivación. Esta opción tiene sentido si buscas reducir y prevenir la pérdida de usuarios (churn).
7. Mantén registros de las actividades de tratamiento de datos
Para ahora, sabes que mantener tus actividades de marketing por correo electrónico conformes a la GDPR es crucial para evitar problemas, aunque ocurren diferentes circunstancias.
Mantener registros meticulosos de cómo y cuándo se obtuvo y procesó el consentimiento es fundamental para probar el cumplimiento de la GDPR en caso de que enfrentes una auditoría. Hazlo consistentemente y ten un sistema fácil de seguir dentro de tu organización. Un buen software de gestión de relaciones con clientes (CRM) puede ayudarte a rastrear el consentimiento.
8. Mantente claro y transparente en los Términos y Condiciones
Muchas empresas ven los Términos y Condiciones (T&C) como una laguna legal para evitar problemas. Pero los días de letra pequeña, oraciones legales largas y significados ambiguos están llegando a su fin.
La GDPR busca fomentar la confianza entre una marca y sus clientes y asegura que los usuarios estén plenamente informados de lo que están aceptando. Implementar esto significa reevaluar y posiblemente reescribir los T&C para que sean más comprensibles.
Aquí hay algunas formas en las que podrías hacer que tu correo electrónico sea más conforme a la GDPR en cuanto a los T&C:
- Considera usar un lenguaje claro en lugar de estructuras legales complejas.
- Haz que tus T&C sean fácilmente accesibles a través de tu sitio web y de tu correo electrónico.
- Enlaza a los T&C desde los formularios de contacto.
- Separa la página de destino de los T&C de la Política de Privacidad.
9. Aplica los principios de la GDPR en tus prácticas diarias de gestión de correos electrónicos
Gestionar correctamente las direcciones de correo electrónico bajo la GDPR se trata de más que el cumplimiento; se trata de respetar la privacidad y generar lealtad del cliente. Afortunadamente, cumplir con la GDPR en tus prácticas de gestión de correos electrónicos también afecta positivamente la autoridad de tu dominio, la entregabilidad e incluso el rendimiento.
Una de las mejores prácticas de gestión de correos electrónicos bajo la GDPR implica segmentar listas de correos electrónicos basándose en el consentimiento explícito y enviar solo comunicaciones relevantes. Por ejemplo, podrías categorizar tu lista de contactos en función del tipo de contenido que cada grupo ha consentido recibir, lo que permite campañas de correo electrónico personalizadas y conformes.
Por lo tanto, si algunos usuarios solo se registraron para ebooks, no los agregues a una lista de contactos de boletines informativos. No te penalizará por violar la GDPR per se, pero este enfoque podría mejorar significativamente la experiencia de tus clientes y afectar positivamente la participación.
10. Revisa tus prácticas de consentimiento regularmente
No es suficiente rastrear el consentimiento para mantener el cumplimiento de la GDPR. Debes mantener un ojo atento a cualquier cambio introducido en las regulaciones. Considera realizar auditorías periódicas para asegurarte de que todos los mecanismos de consentimiento estén actualizados y cumplan con las pautas actuales.
No te olvides de CAN-SPAM, CASL y CPRA
Si bien es fundamental para cualquier empresa que lidie con clientes de la UE, la GDPR está lejos de ser la única regulación que deberías preocuparte. Y para cumplir con todas ellas, debes comprender claramente las superposiciones y diferencias entre todas.
La Ley CAN-SPAM, CASL y CPRA son las regulaciones más extendidas que afectan las campañas de marketing por correo electrónico.
- CAN-SPAM (Ley de Control del Asalto a la Pornografía No Solicitada y el Marketing) es una ley de EE. UU. que establece reglas para correos electrónicos comerciales, establece requisitos para mensajes comerciales, otorga a los destinatarios el derecho a que dejes de enviarles correos electrónicos y especifica sanciones severas por violaciones.
- CASL (Legislación Antispam de Canadá) es la ley de Canadá que regula el spam electrónico y otras amenazas electrónicas para proteger a los consumidores y las empresas.
- CPRA (Ley de Derechos de Privacidad de California) es una ley que mejora las leyes de privacidad del consumidor de California al proporcionar nuevos derechos y protecciones para la información personal.
La GDPR normalmente cubriría lo esencial de otras regulaciones, por lo que al apuntar al cumplimiento de la GDPR en tus correos electrónicos, alcanzarías la base de las otras leyes de privacidad.
Sin embargo, te recomendamos encarecidamente que hagas tu propia investigación y verifiques cualquier otro requisito legal que debas seguir para mantenerte conforme a los ojos de la ley internacional.
Bueno, con los requisitos de correo electrónico de la GDPR fuera del camino, hablemos brevemente de otros canales afectados por las regulaciones de privacidad de datos.
GDPR más allá del correo electrónico: Cumplimiento omnicanal
Es una buena práctica de marketing digital ver tu estrategia de manera holística, asegurando que los principios de la GDPR se apliquen de manera consistente, ya sea tratando con marketing por correo electrónico, notificaciones push, redes sociales, marketing de contenidos o cualquier otra forma de acercamiento al cliente.
Básicamente, siempre que interactúes con cualquier forma de información personal de los clientes (direcciones de correo electrónico, datos demográficos, patrones de comportamiento, etc.) – debes mantenerte conforme a la GDPR.
También es otra área donde la segmentación adecuada puede ser útil. Considera dividir tus formularios de consentimiento en tres categorías distintas: marketing por correo electrónico, marketing digital y marketing directo. ¡Esto te garantiza una experiencia de usuario aún mejor!
¿Qué pasa con la GDPR en el marketing offline?
Esto puede ser una sorpresa, pero la influencia de la GDPR a menudo se extiende al ámbito offline también. Las formas físicas de recopilación de datos, como formularios de registro basados en papel o comentarios en la tienda, también pueden estar sujetas a la GDPR siempre que la información se digitalice más tarde.
La regla general es que una vez que los datos offline entran en el entorno digital, deben tratarse con el mismo rigor que los datos recopilados en línea.
Preguntas Frecuentes: Todo lo que los marketers digitales necesitan saber sobre la GDPR
¿Qué es la GDPR?
El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) es una regulación oficial presentada por la Unión Europea en 2018 con el objetivo de mejorar la protección de los datos personales de los individuos. El documento regula cómo se maneja, distribuye y gestiona la información personal en el panorama del marketing digital.
¿Se aplica a mí: ¿Quién debe adherirse a la GDPR?
La GDPR tiene un alcance amplio y no se limita a las empresas dentro de la Unión Europea. Se aplica a cualquier organización, dentro o fuera de Europa, que ofrezca bienes o servicios a residentes de la UE o supervise su comportamiento (por ejemplo, seguimiento y perfilado en línea).
🙌 Tanto los controladores de datos como los procesadores deben adherirse a la GDPR.
Los controladores de datos son organizaciones que recopilan y determinan el propósito del procesamiento de datos personales, como empresas o plataformas de comercio electrónico.
Los procesadores de datos, por otro lado, son entidades que procesan datos en nombre de los controladores de datos, proporcionando servicios como marketing por correo electrónico o almacenamiento de datos. Por lo tanto, una plataforma de mensajería como Pushwoosh es un procesador de datos, no un controlador, en la mayoría de los casos.
Por lo tanto, si tus campañas de marketing llegan a la UE, debes cumplir con la GDPR.
¿Qué significa ser conforme a la GDPR para tu negocio?
Ser conforme a la GDPR significa que debes procesar los datos personales de manera lícita, transparente y con el consentimiento necesario. Lo cubrimos con más detalle en la sección de siete principios de la GDPR.
Debes tener propósitos legítimos para procesar datos personales y asegurarte de que solo se utilicen para esos propósitos explícitos.
🛒 Por ejemplo, una tienda de comercio electrónico puede recopilar las direcciones de correo electrónico de los clientes para enviarles confirmaciones de pedidos y rastrear envíos. También utilizan estos datos para actualizar a los clientes sobre nuevos productos, descuentos y contenido basándose en las compras anteriores del cliente, siempre que los clientes hayan explícitamente acordado este tipo de comunicaciones.
Sin embargo, si la misma tienda vendiera los datos de sus clientes a corredores o agencias de marketing sin el consentimiento explícito de los clientes, estarían violando directamente la GDPR.
¿Cuáles son las consecuencias de no cumplir con la GDPR?
El cumplimiento de la GDPR no es solo un requisito legal; es un compromiso de respetar los derechos de privacidad de los individuos y asegurar el manejo responsable de sus datos personales. Las autoridades de protección de datos (DPA) pueden intervenir cuando ocurren violaciones de la GDPR. Pueden investigar y aplicar medidas correctivas, como:
- Advertencias y amonestaciones: Las DPA pueden emitir advertencias por incumplimiento no intencional o de primera vez y amonestaciones por violar la GDPR.
- Prohibiciones temporales o definitivas de procesamiento: Las DPA pueden restringir temporal o permanentemente a una organización de procesar cualquier dato personal o suspender transferencias internacionales de datos a menos que se garantice un nivel adecuado de protección.
- Rectificación, restricción o eliminación de datos: Las DPA pueden ordenar a la organización que corrija datos inexactos, limite el procesamiento de datos o elimine datos que violen los principios de la GDPR.
- Multas administrativas: Para infracciones más graves, las DPA pueden imponer multas sustanciales. Estas pueden ser de hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocios anual mundial total de la compañía del ejercicio financiero anterior, lo que sea mayor.
La naturaleza exacta de las medidas correctivas dependería de la gravedad de la violación de la GDPR.
¿Cuáles son los siete principios fundamentales de la GDPR?
La GDPR se basa en siete principios clave que sentaron las bases para una protección de datos efectiva en toda la Unión Europea. Estos principios no están escritos en piedra y no deben tratarse como una referencia legal, pero actúan como un conjunto de pautas que informan el espíritu de la legislación.
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Licitud, Lealtad y Transparencia: Debes procesar los datos personales de manera legal y justa, asegurando que el procesamiento sea transparente para la persona cuyos datos se están procesando (el interesado).
- Licitud significa que existe una base legal sólida para el procesamiento.
- Lealtad implica que el procesamiento no será perjudicial para los interesados.
- Transparencia indica que los interesados son plenamente conscientes de cómo se utilizan sus datos.
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Limitación de la finalidad: Solo debes recopilar datos personales para fines especificados, explícitos y legítimos. Cualquier uso de datos personales fuera del propósito especificado durante la etapa de recopilación de datos se consideraría ilegítimo. Por lo tanto, si has afirmado que usarás la dirección de correo electrónico proporcionada para enviar descuentos y ofertas de productos por tiempo limitado, haz exactamente eso: no agregues el contacto a tu lista de boletines del blog.
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Minimización de datos: Solo debes recopilar y procesar los datos personales necesarios para un propósito específico.
Por ejemplo, no pidas a un interesado su fecha de nacimiento a menos que tu estrategia de marketing ofrezca descuentos y ofertas especiales dedicadas a cumpleaños.
- Exactitud: Es importante tomar todas las medidas razonables para asegurar que los datos personales proporcionados sean, de hecho, exactos.
Por supuesto, no se espera que verifiques dos veces cada contacto individual. En su lugar, puedes enviar una solicitud de confirmación ocasional (por ejemplo, a través de un correo electrónico anual) para confirmar o editar los detalles personales del contacto disponibles en tu sistema.
- Limitación del almacenamiento: Solo puedes almacenar datos personales durante un período especificado y eliminarlos inmediatamente después.
Una práctica común y buena es notificar a un contacto una vez que sus datos se eliminen.
- Integridad y confidencialidad: Debes procesar los datos personales de una manera que asegure la seguridad apropiada, incluida la protección contra el procesamiento no autorizado o ilícito, la pérdida accidental, la destrucción o el daño.
Corresponde al procesador de datos asegurar esto mediante medidas técnicas y organizativas apropiadas. Por tu parte, opta por proveedores de martech que tengan protocolos de seguridad confiables habilitados y ofrezcan capas adicionales de seguridad de datos, como cifrado o autenticación de dos factores.
- Responsabilidad: El controlador de datos es responsable y debe poder demostrar el cumplimiento de todos los otros principios. Esto implica tener políticas internas claras, evaluaciones de impacto de protección de datos y documentación relevante sobre cómo las actividades de procesamiento de datos cumplen con la GDPR.
Por ejemplo, puedes leer todo sobre nuestra postura en la protección de datos personales en la Política de Privacidad de Pushwoosh.
Cualquier empresa que lidie con datos personales debe comprender e implementar estos principios. Ayudan a navegar el complejo entorno de restricciones de la GDPR, asegurando que la protección de datos no sea un pensamiento tardío, sino un factor clave en tu estrategia de negocios.
¿Cómo se aplica la GDPR a los correos electrónicos transaccionales?
Los correos electrónicos transaccionales, aunque necesarios, también deben respetar la GDPR. Para mantener el cumplimiento de la GDPR en tus correos electrónicos transaccionales, proporciona una distinción clara entre contenido transaccional y promocional.
Si tienes información personal de un cliente del pedido que realizó en tu sitio, no estás autorizado a usar esa dirección de correo electrónico para enviar comunicaciones de marketing; necesitarías un formulario de consentimiento separado para eso.
☑️ Por ejemplo, un cliente completó una compra pero decidió dejar la casilla opcional “Acepto recibir comunicaciones de marketing de ti” sin marcar. Ahora técnicamente conoces el nombre, la dirección de correo electrónico, la dirección física y el número de teléfono del cliente. ¡Alas! Aún no puedes enviarles ningún material de marketing (como boletines informativos, descuentos o volantes físicos) hasta que consientan explícitamente recibir dichas comunicaciones.
¡Mantén tu correo electrónico conforme a la GDPR con Pushwoosh!
Hemos tocado brevemente la importancia de seleccionar un ESP que reconozca y se adhiera a la GDPR. Ahora, ¿qué pasaría si tuvieras que buscar una plataforma como esta para cada canal de marketing que utilizas en tu estrategia?
Pushwoosh proporciona las herramientas y la orientación necesarias para navegar los requisitos de la GDPR, permitiéndote centrarte en crear campañas de marketing atractivas y efectivas a través de múltiples canales dentro de una sola plataforma.
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