Comment envoyer des e-mails et rester conforme au RGPD avec Pushwoosh

Comment envoyer des e-mails et rester conforme au RGPD avec Pushwoosh

Êtes-vous prêt à parier 20 millions d’euros que le dernier e-mail que vous avez envoyé était entièrement conforme au RGPD ?

La Commission européenne a récemment introduit une mise à jour du RGPD pour relever les défis émergents du marché numérique. Bien que les entreprises et les particuliers bénéficient probablement de ces changements, la nouvelle couche d’incertitude fait à nouveau résonner le paysage numérique autour de la conformité des e-mails au RGPD.

Cette attention accrue portée à la protection des données par e-mail n’est pas seulement un obstacle bureaucratique ; c’est une opportunité de bâtir la confiance et d’affiner la précision des stratégies de marketing numérique.

Continuez à lire pour apprendre non seulement à survivre, mais à prospérer dans une ère de sensibilisation accrue aux données et à maintenir la conformité de vos e-mails au RGPD avec Pushwoosh.

Si vous vous sentez confiant dans votre expertise des réglementations en matière de marketing par e-mail, n’hésitez pas à passer directement au guide étape par étape pour maintenir la conformité RGPD dans le marketing par e-mail.

Et si vous avez besoin d’un bref rappel des définitions et principes clés du RGPD, consultez la section FAQ.

Comment maintenir la conformité des e-mails au RGPD : un guide étape par étape

Nous avons tendance à prêter une attention particulière au maintien de la conformité RGPD lorsque nous parlons de marketing par e-mail. Après tout, c’est à ce moment-là que vous collectez, traitez et travaillez le plus avec les informations personnelles de vos clients.

Il y a beaucoup de choses à garder à l’esprit lors de l’élaboration d’une stratégie de marketing par e-mail conforme au RGPD. Pourtant, tout commence par un conseil le plus important :

1. Choisissez un fournisseur de service e-mail fiable

Peu importe le nombre de nuits blanches que vous avez passées à essayer de comprendre la dernière mise à jour du RGPD si votre FSE (Fournisseur de Services E-mail) s’en fiche.

Sélectionner un fournisseur de service e-mail fiable est crucial car le bon garantira que vos campagnes e-mail sont conformes au RGPD dès le départ. Et le mauvais peut très bien devenir la perte de votre organisation.

Une fonctionnalité importante à rechercher chez un fournisseur est leur capacité à démontrer la conformité avec les exigences du RGPD en matière de protection des données et de notifications de violation. Évaluez leurs mesures de sécurité, leurs politiques de traitement des données utilisateur et les outils de conformité qu’ils offrent.

🔐 Vous pouvez apprendre comment Pushwoosh assure la sécurité des données clients ici.

2. Obtenez toujours le consentement de l’utilisateur pour collecter et traiter les données personnelles

Obtenir un consentement explicite de l’utilisateur n’est pas seulement une formalité légale ; c’est un droit fondamental de l’utilisateur au titre du RGPD.

Il est dans votre intérêt de rendre le processus d’obtention de ce consentement aussi simple et clair que possible pour l’utilisateur. De plus, le formulaire de consentement doit être présenté de manière non ambiguë.

Tout comme l’absence de « non » n’implique en aucun cas un « oui » automatique, une case à cocher pré-cochée ne signifie certainement pas un consentement actif.

Remarquez comment une différence aussi minime qu’un consentement pré-rempli peut avoir un impact sévère sur la conformité RGPD de votre formulaire de génération de leads. Un utilisateur doit volontairement accomplir l’action d’exprimer son consentement (AKA cliquer sur la case à cocher) pour qu’il soit considéré comme une opt-in active.

3. Évitez ces erreurs courantes de consentement par e-mail au titre du RGPD

Le marketing par e-mail au titre du RGPD peut être délicat, et une erreur de consentement peut mettre les entreprises dans une situation délicate. Voici comment éviter certains pièges courants liés au consentement :

• Ne supposez jamais le consentement : L’autorisation d’envoyer des e-mails ne peut pas être présumée. N’envoyez des e-mails que si les utilisateurs ont explicitement opté pour cela.
• Le consentement n’est pas transférable : Vous ne pouvez pas envoyer d’e-mails à des contacts pour des objectifs différents de ceux auxquels ils ont accepté sans obtenir un nouveau signe de leur part.
• Ne proposez pas d’incitations financières : Le consentement doit être « librement donné, spécifique, éclairé et non ambigu ». Lier le consentement de l’utilisateur à une remise ou à tout autre avantage financier brouille la ligne de ce qui est « donné volontairement », potentiellement en violation du RGPD.
• Votre liste e-mail vous appartient : Ne la vendez ni ne l’échangez sans l’autorisation explicite des personnes sur la liste.
• Évitez les e-mails non sollicités : Sauf s’il s’agit de quelque chose pour lequel ils se sont inscrits ou si vous êtes tenu de l’envoyer par la loi – ne l’envoyez pas.
• Rafraîchissez ou supprimez les consentements obsolètes : Pour les abonnés inactifs, vous voudrez peut-être reconfirmer leur consentement avant d’envoyer à nouveau une communication marketing.

Rappelez-vous, garder vos abonnés informés et engagés avec des pratiques de consentement claires permet non seulement de se conformer au RGPD, mais bâtit également la confiance et améliore la qualité de vos campagnes e-mail.

4. N’ayez pas peur d’une double opt-in

Certains marketeurs grimperaient volontiers sur la colline de « Réduisez le nombre d’étapes de votre entonnoir au minimum » et y resteraient. Et bien que ce soit une approche raisonnable la plupart du temps, ce n’est pas nécessairement la meilleure en matière de conformité RGPD.

Une double opt-in est la méthode la plus efficace et incontestée pour confirmer que le consentement d’un utilisateur est délibéré et pour vérifier ses données personnelles en même temps. Cela aide également à prévenir les inscriptions accidentelles et garantit que votre liste e-mail est de haute qualité.

📚 Par exemple, les utilisateurs qui remplissent un formulaire de génération de leads pour accéder à un ebook ne souhaitent pas nécessairement recevoir plus de contenu éducatif de votre part à l’avenir. Vous pouvez vérifier leur intérêt en demandant une confirmation dans le premier e-mail.

Oui, cela peut décourager certains utilisateurs de s’abonner à vos newsletters, mais au moins vous saurez avec certitude que ceux qui ont persisté l’ont fait avec enthousiasme.

Vous pouvez facilement configurer un processus de double opt-in comme celui-ci avec une automatisation de base fournie par votre FSE. Dans Pushwoosh, par exemple, vous pouvez le faire en quelques clics avec notre Customer Journey Builder visuel – il vous suffit de sélectionner le formulaire que vous souhaitez inclure une double opt-in, de préparer l’e-mail de confirmation, et c’est parti !

Avec l’événement par défaut ‘Clic sur le lien e-mail’, vous pouvez suivre les utilisateurs qui ont confirmé leur opt-in et les étiqueter comme abonnés e-mail. Ils constitueront un segment cible pour vos futurs e-mails.

5. Rendez le processus d’opt-out clair et facile

C’est vrai ! Donner aux utilisateurs la possibilité de se désabonner de vos e-mails est tout aussi important pour le RGPD que de pouvoir s’y abonner. Cela peut sembler contre-intuitif, mais suivez notre raisonnement.

Pour introduire un processus d’opt-out simple, prêtez une attention particulière à l’accessibilité. Votre bouton « Se désabonner » et votre page « Préférences d’abonnement » doivent être faciles à trouver, et l’automatisation doit faire exactement ce qu’elle promet – ce qui signifie que lorsque quelqu’un choisit de se désabonner, ce contact doit être immédiatement retiré de la liste.

Jetez un coup d’œil à ces deux pieds de page d’e-mail, par exemple :

Il peut sembler être une bonne idée de cacher votre bouton de désabonnement derrière une image ou de le faire de la même couleur que l’arrière-plan de votre pied de page, mais cela vous fera plus de mal que de bien. Après tout, que feriez-vous si vous réalisez que vous ne souhaitez plus recevoir d’e-mails de cet expéditeur et que vous ne trouvez pas de moyen facile de sortir ? C’est exact – marquez-les comme spam et oubliez. Et c’est probablement la dernière chose que vous voulez en tant qu’expéditeur.

6. Adoptez l’extinction des e-mails (Email sunsetting)

Rappelez-vous comment l’un des sept principes du RGPD est la minimisation des données ? C’est exactement là que l’extinction des e-mails intervient.

L’extinction des e-mails est une stratégie de suppression des abonnés qui n’ont pas interagi avec vos e-mails sur une certaine période, généralement de quelques mois. Vous pouvez configurer un flux d’automatisation dédié qui demandera aux utilisateurs inactifs s’ils souhaitent arrêter de recevoir des e-mails de votre part.

Les utilisateurs qui cliquent sur le lien dans un tel e-mail seront étiquetés comme désabonnés, et vous les exclurez de vos e-mails.

Une autre façon d’aborder vos abonnés e-mails inactifs est de les étiqueter comme inactifs, de les ajouter à une liste de suppression et d’essayer de reprendre leur attention plus tard avec une campagne de réengagement. Cette option a du sens si vous cherchez à réduire et prévenir le churn des utilisateurs.

7. Tenez des registres des activités de traitement des données

D’ici là, vous savez que maintenir vos activités de marketing par e-mail conformes au RGPD est crucial pour éviter les ennuis, pourtant différentes circonstances surviennent.

Conserver des registres minutieux de comment et quand le consentement a été obtenu et traité est essentiel pour prouver la conformité avec le RGPD au cas où vous feriez face à un audit. Faites-le régulièrement et mettez en place un système facile à suivre au sein de votre organisation. Un bon logiciel de gestion de la relation client (CRM) peut vous aider à suivre le consentement.

8. Restez clair et transparent dans les Conditions Générales d’Utilisation

De nombreuses entreprises considèrent les Conditions Générales d’Utilisation (CGU) comme une échappatoire aux ennuis. Mais les jours des petits caractères, des phrases juridiques verbeuses et des significations ambiguës sont révolus.

Le RGPD vise à favoriser la confiance entre une marque et ses clients et garantit que les utilisateurs sont pleinement informés de ce à quoi ils s’abonnent. Mettre cela en œuvre signifie réévaluer et éventuellement réécrire les CGU pour les rendre plus compréhensibles.

Voici quelques façons de rendre vos e-mails plus conformes au RGPD en ce qui concerne les CGU :

• Envisagez d’utiliser un anglais simple plutôt que des structures juridiques complexes
• Rendre vos CGU facilement accessibles via votre site web et via vos e-mails
• Lier les CGU depuis les formulaires de contact
• Séparer la page d’atterrissage des CGU de la Politique de Confidentialité

9. Appliquez les principes du RGPD dans vos pratiques quotidiennes de gestion des e-mails

Gérer correctement les adresses e-mail au titre du RGPD va au-delà de la conformité ; il s’agit de respecter la vie privée et de bâtir la fidélité des clients. Heureusement, se conformer au RGPD dans vos pratiques de gestion des e-mails affecte également positivement votre autorité de domaine, la délivrabilité, et même la performance !

L’une des meilleures pratiques de gestion des e-mails au titre du RGPD implique de segmenter les listes d’e-mails en fonction du consentement explicite et d’envoyer uniquement des communications pertinentes. Par exemple, vous pourriez catégoriser votre liste de contacts en fonction du type de contenu que chaque groupe a accepté de recevoir, permettant ainsi des campagnes e-mail personnalisées et conformes.

Ainsi, si certains utilisateurs se sont inscrits uniquement pour des ebooks – ne les ajoutez pas à une liste de contacts pour newsletter. Cela ne vous pénalisera pas pour violation du RGPD en soi, mais cette approche pourrait considérablement améliorer l’expérience de vos clients et affecter positivement l’engagement.

10. Révisez régulièrement vos pratiques de consentement

Il ne suffit pas de suivre le consentement pour rester conforme au RGPD. Vous devez garder un œil attentif sur tout changement introduit dans les réglementations. Envisagez de réaliser des audits périodiques pour vous assurer que tous les mécanismes de consentement sont à jour et conformes aux directives actuelles.

N’oubliez pas CAN-SPAM, CASL et CPRA

Bien que primordial pour toute entreprise traitant avec des clients de l’UE, le RGPD est de loin la seule réglementation dont vous devriez vous soucier. Et pour rester conforme à toutes, vous devez clairement comprendre les chevauchements et les différences entre elles.

La loi CAN-SPAM, le CASL et le CPRA sont les réglementations les plus répandues affectant les campagnes de marketing par e-mail.

• CAN-SPAM (Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing Act) est une loi américaine fixant des règles pour les e-mails commerciaux, établissant des exigences pour les messages commerciaux, donnant aux destinataires le droit de vous demander de cesser de leur envoyer des e-mails, et énonçant de lourdes sanctions pour les violations.
• CASL (Canada’s Anti-Spam Legislation) est la loi du Canada réglementant le spam électronique et d’autres menaces électroniques pour protéger les consommateurs et les entreprises.
• CPRA (California Privacy Rights Act) est une loi renforçant les lois californiennes sur la vie privée des consommateurs en fournissant de nouveaux droits et protections pour les informations personnelles.

Le RGPD couvrirait normalement les essentiels des autres réglementations, donc en visant la conformité RGPD dans vos e-mails, vous toucheriez le but avec la base des autres lois sur la vie privée.

Cependant, nous vous conseillons vivement de faire vos propres recherches et de vérifier s’il existe d’autres exigences légales que vous devez suivre pour rester conforme aux yeux du droit international.

Bon, maintenant que les exigences RGPD pour les e-mails sont hors de la table, abordons brièvement d’autres canaux affectés par les réglementations sur la protection des données.

RGPD au-delà des e-mails : Conformité omnicanale

C’est une bonne pratique de marketing numérique de voir votre stratégie dans son ensemble, en veillant à ce que les principes du RGPD soient appliqués de manière cohérente, que ce soit pour le marketing par e-mail, les notifications push, les médias sociaux, le marketing de contenu ou toute autre forme de contact client.

Fondamentalement, tant que vous interagissez avec une forme d’informations personnelles de clients (adresses e-mail, démographie, schémas comportementaux, etc.) – vous devez rester conforme au RGPD.

C’est aussi un domaine où une segmentation appropriée peut être utile. Envisagez de diviser vos formulaires de consentement en trois catégories distinctes : marketing par e-mail, marketing numérique et marketing direct. Cela vous garantit une expérience utilisateur encore meilleure !

Qu’en est-il du RGPD dans le marketing hors ligne ?

Cela peut surprendre, mais l’influence du RGPD s’étend souvent au domaine hors ligne également. Les formes physiques de collecte de données, telles que les formulaires d’inscription sur papier ou les retours en magasin, peuvent également être soumises au RGPD tant que les informations sont numérisées plus tard.

La règle générale est que une fois que les données hors ligne entrent dans l’environnement numérique, elles doivent être traitées avec la même rigueur que les données collectées en ligne.

FAQ : Tout ce que les marketeurs numériques doivent savoir sur le RGPD

Qu’est-ce que le RGPD ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est une réglementation officielle introduite par l’Union européenne en 2018 visant à améliorer la protection des données personnelles des individus. Le document régit la manière dont les données personnelles sont traitées, distribuées et gérées dans le paysage du marketing numérique.

S’applique-t-il à moi : Qui doit respecter le RGPD ?

Le RGPD a une portée large et n’est pas limité aux entreprises situées dans l’Union européenne. Il s’applique à toute organisation – à l’intérieur ou à l’extérieur de l’Europe – qui offre des biens ou des services aux résidents de l’UE ou surveille leur comportement (par exemple, le suivi et le profilage en ligne).

🙌 Les contrôleurs de données et les sous-traitants doivent tous deux respecter le RGPD.

Les contrôleurs de données sont des organisations qui collectent et déterminent le but du traitement des données personnelles, telles que les entreprises ou les plateformes de commerce électronique.

Les sous-traitants, d’autre part, sont des entités qui traitent des données pour le compte des contrôleurs de données, fournissant des services tels que le marketing par e-mail ou le stockage de données. Ainsi, une plateforme de messagerie comme Pushwoosh est un sous-traitant de données, et non un contrôleur dans la plupart des cas.

Donc, si vos campagnes marketing touchent l’UE, vous devez respecter le RGPD.

Qu’est-ce que la conformité RGPD signifie pour votre entreprise ?

Être conforme au RGPD signifie que vous devez traiter les données personnelles de manière légale, transparente et avec le consentement nécessaire. Nous en parlons plus en détail dans la section sept principes du RGPD.

Vous devez avoir des objectifs légitimes pour le traitement des données personnelles et vous assurer qu’elles ne sont utilisées que pour ces objectifs explicites.

🛒 Par exemple, une boutique de commerce électronique peut collecter les adresses e-mail des clients pour leur envoyer des confirmations de commande et suivre l’expédition. Ils utilisent également ces données pour informer les clients des nouveaux produits, des remises et du contenu basé sur les achats précédents du client – tant que les clients ont explicitement accepté ce type de communications.

Si, cependant, la même boutique vendait les données de ses clients à des courtiers ou des agences de marketing sans le consentement explicite des clients, ils violeraient directement le RGPD.

Quelles sont les conséquences de la non-conformité au RGPD ?

La conformité au RGPD n’est pas seulement une exigence légale ; c’est un engagement à respecter les droits à la vie privée des individus et à assurer le traitement responsable de leurs données personnelles. Les autorités de protection des données (APD) peuvent intervenir en cas de violations du RGPD. Elles peuvent enquêter et imposer des mesures correctives, telles que :

• Avertissements et réprimandes : Les APD peuvent émettre des avertissements pour la première fois ou une non-conformité non intentionnelle et des réprimandes pour violation du RGPD.
• Interdictions temporaires ou définitives de traitement : Les APD peuvent restreindre temporairement ou définitivement une organisation du traitement de toute donnée personnelle ou suspendre les transferts de données internationaux sauf si un niveau adéquat de protection est assuré.
• Rectification, restriction ou suppression des données : Les APD peuvent ordonner à l’organisation de corriger des données inexactes, limiter le traitement des données ou effacer des données qui violent les principes du RGPD.
• Amendes administratives : Pour des infractions plus graves, les APD peuvent imposer des amendes substantielles. Celles-ci peuvent aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial total de l’exercice précédent, le montant le plus élevé étant retenu.

La nature exacte des mesures correctives dépendrait de la gravité de la violation du RGPD.

Quels sont les sept principes fondamentaux du RGPD ?

Le RGPD est construit sur sept principes clés qui posent les bases d’une protection efficace des données dans toute l’Union européenne. Ces principes ne sont pas gravés dans le marbre et ne doivent pas être traités comme une référence juridique, mais ils agissent comme un ensemble de directives qui informent l’esprit de la législation.

1. Licéité, loyauté et transparence : Vous devez traiter les données personnelles légalement et équitablement, en veillant à ce que le traitement soit transparent pour la personne dont les données sont traitées (la personne concernée).

• Licéité signifie qu’il existe une base légale solide pour le traitement.
• Loyauté implique que le traitement ne sera pas préjudiciable aux personnes concernées.
• Transparence indique que les personnes sont pleinement conscientes de l’utilisation de leurs données.

2. Limitation des finalités : Vous ne devez collecter des données personnelles que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Toute utilisation de données personnelles en dehors de la finalité spécifiée lors de la collecte des données serait considérée comme illégitime. Donc, si vous avez affirmé que vous utiliseriez l’adresse e-mail fournie pour envoyer des remises et des offres de produits limitées dans le temps, faites exactement cela – n’ajoutez pas le contact à votre liste de newsletter de blog.
3. Minimisation des données : Vous ne devez collecter et traiter que les données personnelles nécessaires à une finalité spécifique.

Par exemple, ne demandez pas à une personne concernée sa date de naissance sauf si votre stratégie marketing propose des réductions d’anniversaire dédiées et des offres spéciales.

4. Exactitude : Il est important de prendre toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que les données personnelles fournies sont, en effet, exactes.

Bien sûr, on ne peut pas s’attendre à ce que vous vérifiiez chaque contact individuellement. Au lieu de cela, vous pouvez envoyer une demande de confirmation occasionnelle (par exemple, via un e-mail annuel) pour confirmer ou modifier les détails personnels du contact disponibles dans votre système.

5. Limitation de la conservation : Vous ne pouvez stocker des données personnelles que pour une période déterminée et les supprimer immédiatement après.

Une bonne pratique courante est de notifier un contact une fois que ses données sont supprimées.

6. Intégrité et confidentialité : Vous devez traiter les données personnelles d’une manière qui assure une sécurité appropriée, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illégal, la perte accidentelle, la destruction ou les dommages.

Il incombe au sous-traitant de données de s’assurer que via des mesures techniques et organisationnelles appropriées. De votre côté, optez pour des fournisseurs de martech qui ont des protocoles de sécurité fiables activés et offrent des couches supplémentaires de sécurité des données, telles que le chiffrement ou l’authentification à deux facteurs.

7. Responsabilité : Le contrôleur de données est responsable et doit être en mesure de démontrer la conformité avec tous les autres principes. Cela implique d’avoir des politiques internes claires, des évaluations d’impact sur la protection des données et une documentation pertinente sur la manière dont les activités de traitement des données sont conformes au RGPD.

Par exemple, vous pouvez lire tout sur notre position en matière de protection des données personnelles dans la Politique de confidentialité de Pushwoosh.

Toute entreprise traitant des données personnelles doit comprendre et mettre en œuvre ces principes. Ils aident à naviguer dans l’environnement complexe des restrictions RGPD, en veillant à ce que la protection des données ne soit pas une réflexion après coup, mais un facteur clé de votre stratégie commerciale.

Comment le RGPD s’applique-t-il aux e-mails transactionnels ?

Les e-mails transactionnels, bien que nécessaires, doivent également respecter le RGPD. Pour rester conforme au RGPD dans vos e-mails transactionnels, fournissez une distinction claire entre le contenu transactionnel et promotionnel.

Si vous avez les informations personnelles d’un client à partir de la commande qu’il a passée sur votre site, vous n’êtes pas autorisé à utiliser cette adresse e-mail pour envoyer des communications marketing – vous auriez besoin d’un formulaire de consentement séparé pour cela.

☑️ Par exemple, un client a effectué un achat mais a décidé de laisser la case facultative « J’accepte de recevoir des communications marketing de votre part » décochée. Vous connaissez désormais techniquement le prénom, l’adresse e-mail, l’adresse physique et le numéro de téléphone du client. Hélas ! Vous ne pouvez toujours pas lui envoyer de matériel marketing (tel que des newsletters, des remises ou des flyers physiques) jusqu’à ce qu’il consente explicitement à recevoir de telles communications.

Gardez vos e-mails conformes au RGPD avec Pushwoosh !

Nous avons brièvement abordé l’importance de choisir un FSE qui reconnaît et respecte le RGPD. Maintenant, que se passerait-il si vous deviez rechercher une plateforme comme celle-ci pour chaque canal marketing que vous utilisez pour votre stratégie ?

Pushwoosh fournit les outils et les conseils nécessaires pour naviguer dans les exigences du RGPD, vous permettant de vous concentrer sur la création de campagnes marketing engageantes et efficaces sur plusieurs canaux au sein d’une seule plateforme.

Vous vous assurez que les données de vos clients sont collectées et stockées en toute sécurité. Nous vous fournissons la meilleure façon de les utiliser pour les meilleurs résultats commerciaux. Prêt à nous voir à l’action ?