Você estaria disposto a apostar 20 milhões de euros que o último e-mail que você enviou estava totalmente em conformidade com o GDPR?
A Comissão Europeia recentemente apresentou uma atualização ao GDPR para atender aos desafios emergentes do mercado digital. E embora tanto empresas quanto indivíduos provavelmente se beneficiem das mudanças, a nova camada de incerteza faz com que o cenário digital volte a falar sobre conformidade de e-mail com o GDPR.
Esse aumento no foco sobre a proteção de dados de e-mail não é apenas um obstáculo burocrático; é uma oportunidade para construir confiança e refinar a precisão das estratégias de marketing digital.
Continue lendo para aprender como não apenas sobreviver, mas prosperar em uma era de maior conscientização sobre dados e manter seu e-mail em conformidade com o GDPR com o Pushwoosh.
Se você se sente confiante em sua expertise sobre as regulamentações de marketing por e-mail, sinta-se à vontade para pular diretamente para o guia passo a passo para manter a conformidade com o GDPR no marketing por e-mail.
E se você puder se beneficiar de um breve resumo das definições e princípios-chave do GDPR, confira a seção de Perguntas Frequentes (FAQ).
Como manter a conformidade de e-mail com o GDPR: Um guia passo a passo
Tendemos a prestar atenção extra em permanecer em conformidade com o GDPR ao falar sobre marketing por e-mail. Afinal, é quando você coleta, processa e trabalha com informações pessoais dos clientes com mais frequência.
Há muitas coisas a ter em mente ao criar uma estratégia de marketing por e-mail em conformidade com o GDPR. No entanto, tudo começa com o conselho mais importante de todos:
1. Escolha um provedor de serviços de e-mail confiável
Não importa quantas noites em claro você passou tentando entender a última atualização do GDPR se o seu Provedor de Serviços de E-mail (ESP) não se importa.
Selecionar um provedor de serviços de e-mail confiável é crucial porque o certo garantirá que suas campanhas de e-mail estejam em conformidade com o GDPR desde o início. E o errado pode muito bem se tornar a ruína da sua organização.
Um recurso importante a procurar em um provedor é a sua capacidade de demonstrar conformidade com os requisitos do GDPR sobre proteção de dados e notificações de violação. Avalie suas medidas de segurança, políticas de tratamento de dados de usuários e as ferramentas de conformidade que eles oferecem.
🔐 Você pode aprender como o Pushwoosh lida com a segurança dos dados dos clientes aqui.
2. Sempre obtenha o consentimento do usuário para coletar e processar dados pessoais
Obter o consentimento explícito do usuário não é apenas uma formalidade legal; é um direito fundamental do usuário sob o GDPR.
É do seu interesse tornar o processo de obtenção desse consentimento o mais simples e claro possível para o usuário. Além disso, o formulário de consentimento deve ser apresentado de maneira inequívoca.
Assim como a falta de um “não” não implica, em nenhuma circunstância, um “sim” automático, uma caixa de seleção pré-marcada definitivamente não implica consentimento ativo.
Note como uma diferença tão pequena quanto o consentimento pré-preenchido pode impactar severamente a conformidade com o GDPR do seu formulário de geração de leads. O usuário deve realizar voluntariamente a ação de expressar consentimento (ou seja, clicar na caixa de seleção) para que seja considerado um opt-in ativo.
3. Evite esses erros comuns de consentimento por e-mail sob o GDPR
O marketing por e-mail sob o GDPR pode ser complicado, e um erro no consentimento pode colocar as empresas em apuros. Veja como evitar algumas armadilhas comuns de consentimento:
- Nunca assuma o consentimento: A permissão para enviar e-mails não pode ser presumida. Envie e-mails apenas se os usuários tiverem optado explicitamente.
- O consentimento não é transferível: Você não pode enviar e-mails para contatos para finalidades diferentes daquelas para as quais concordaram sem obter uma nova aprovação deles.
- Não ofereça incentivos financeiros: O consentimento deve ser “livremente dado, específico, informado e inequívoco”. Vincular o consentimento do usuário a um desconto ou qualquer outro benefício financeiro borra a linha de ser “dado voluntariamente”, potencialmente violando o GDPR.
- Sua lista de e-mails é apenas sua: Não venda nem troque sem permissão explícita das pessoas na lista.
- Evite e-mails não solicitados: A menos que seja algo para o qual eles se inscreveram ou que você seja obrigado a enviar por lei – não envie.
- Atualize ou remova consentimentos desatualizados: Para assinantes inativos, você pode querer reconfirmar o consentimento deles antes de enviar uma comunicação de marketing novamente.
Lembre-se: manter seus assinantes informados e engajados com práticas de consentimento claras não apenas cumpre o GDPR, mas também constrói confiança e melhora a qualidade das suas campanhas de e-mail.
4. Não tenha medo de um double opt-in (confirmação dupla)
Alguns marketers adorariam subir no morro de “Reduza o número de etapas do seu funil ao mínimo” e ficar lá. E embora seja uma abordagem razoável na maioria das vezes, não é necessariamente a melhor quando se trata de conformidade com o GDPR.
O double opt-in é o método mais eficaz e incontestável de confirmar que o consentimento do usuário é deliberado e verificar seus dados pessoais ao mesmo tempo. Também ajuda a prevenir inscrições acidentais e garante que sua lista de e-mails seja de alta qualidade.
📚 Por exemplo, usuários que preenchem um formulário de geração de leads para acessar um ebook podem não querer necessariamente receber mais conteúdo educacional de você no futuro. Você pode verificar o interesse deles pedindo uma confirmação no primeiro e-mail.
Sim, isso pode desencorajar alguns usuários de se inscreverem em suas newsletters, mas pelo menos você saberá com certeza que aqueles que insistiram o fizeram com entusiasmo.
Você pode configurar facilmente um processo de double opt-in como este com alguma automação básica fornecida pelo seu ESP. No Pushwoosh, por exemplo, você pode fazer isso com apenas alguns cliques com nosso Construtor de Jornada do Cliente visual – basta selecionar um formulário que você deseja incluir um double opt-in, preparar o e-mail de confirmação e você está pronto!
Com o evento padrão ‘Link do E-mail Clicado’, você pode rastrear usuários que confirmaram seu opt-in e marcá-los como assinantes de e-mail. Eles formarão um segmento-alvo para seus futuros e-mails.
5. Torne o processo de opt-in claro e fácil
Isso mesmo! Dar aos usuários a chance de cancelar a assinatura (UNsubscribe) dos seus e-mails é tão importante para o GDPR quanto poder se inscrever neles. Isso pode parecer contra-intuitivo, mas acompanhe-nos.
Para introduzir um processo de cancelamento de assinatura simples, preste atenção extra à acessibilidade. Seu botão “Cancelar Assinatura” e a página de “Preferências de Assinatura” devem ser fáceis de encontrar, e a automação deve fazer exatamente o que promete – o que significa que, quando alguém escolher cancelar a assinatura, esse contato deve ser removido imediatamente da lista.\n Dê uma olhada nestes dois rodapés de e-mail, por exemplo:
Pode parecer uma boa ideia esconder seu botão de cancelamento de assinatura atrás de uma imagem ou deixá-lo na mesma cor do fundo do seu rodapé, mas isso fará mais mal do que bem. Afinal, o que você faria se percebesse que não deseja mais receber e-mails deste remetente e não conseguisse encontrar uma maneira fácil de sair? Isso mesmo – marque como spam e esqueça. E isso provavelmente é a última coisa que você quer como remetente.
6. Adote o “sunset” (encerramento) de e-mails
Lembra como um dos sete princípios do GDPR é a minimização de dados? É exatamente aí que o “sunset” de e-mails entra.
O “sunset” de e-mails é uma estratégia de remover assinantes que não interagiram com seus e-mails por um determinado período, geralmente alguns meses. Você pode configurar um fluxo de automação dedicado que perguntará aos usuários não engajados se desejam parar de receber e-mails de você.
Usuários que clicarem no link em tal e-mail serão marcados como cancelados e você os excluirá de seus e-mails.
Outra maneira de abordar seus assinantes de e-mail não engajados é marcá-los como inativos, adicioná-los a uma lista de supressão e tentar chamar a atenção deles novamente com uma campanha de reengajamento mais tarde. Essa opção faz sentido se você busca reduzir e prevenir o churn de usuários.
7. Mantenha registros das atividades de processamento de dados
Até agora, você sabe que manter suas atividades de marketing por e-mail em conformidade com o GDPR é crucial para evitar problemas, embora circunstâncias diferentes ocorram.
Manter registros meticulosos de como e quando o consentimento foi obtido e processado é crítico para provar a conformidade com o GDPR caso você enfrente uma auditoria. Faça isso consistentemente e tenha um sistema fácil de seguir dentro da sua organização. Um bom software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) pode ajudá-lo a rastrear o consentimento.
8. Mantenha-se claro e transparente nos Termos e Condições
Muitas empresas veem os Termos e Condições (T&C) como uma brecha para evitar problemas. Mas os dias de letras miúdas, sentenças legais longas e significados ambíguos estão chegando ao fim.
O GDPR visa fomentar a confiança entre uma marca e seus clientes e garante que os usuários estejam totalmente informados sobre o que estão assinando. Implementar isso significa reavaliar e possivelmente reescrever os T&C para torná-los mais compreensíveis.
Aqui estão algumas maneiras de tornar seu e-mail mais em conformidade com o GDPR quando se trata de T&C:
- Considere usar inglês simples em vez de estruturas legais complexas
- Torne seus T&C facilmente acessíveis através do seu site e de seus e-mails
- Vincule os T&C nos formulários de contato
- Separe a página de destino dos T&C da Política de Privacidade
9. Aplique os princípios do GDPR em suas práticas diárias de gerenciamento de e-mails
Gerenciar adequadamente endereços de e-mail sob o GDPR é mais do que conformidade; é sobre respeitar a privacidade e construir lealdade do cliente. Felizmente, cumprir o GDPR em suas práticas de gerenciamento de e-mails também afeta positivamente sua autoridade de domínio, entregabilidade e até o desempenho!
Uma das melhores práticas de gerenciamento de e-mails sob o GDPR envolve segmentar listas de e-mails com base no consentimento explícito e enviar apenas comunicações relevantes. Por exemplo, você poderia categorizar sua lista de contatos com base no tipo de conteúdo que cada grupo concordou em receber, permitindo campanhas de e-mail personalizadas e em conformidade.
Assim, se alguns usuários se inscreveram apenas para ebooks – não os adicione a uma lista de contatos de newsletter. Isso não o penalizará por violar o GDPR per se, mas essa abordagem pode aumentar significativamente a experiência dos seus clientes e afetar positivamente o engajamento.
10. Revise suas práticas de consentimento regularmente
Não basta rastrear o consentimento para permanecer em conformidade com o GDPR. Você deve manter um olho atento em qualquer mudança introduzida nas regulamentações. Considere realizar auditorias periódicas para garantir que todos os mecanismos de consentimento estejam atualizados e em conformidade com as diretrizes atuais.
Não se esqueça do CAN-SPAM, CASL e CPRA
Embora fundamental para qualquer negócio que lide com clientes da UE, o GDPR está longe de ser a única regulamentação que você deve se importar. E para permanecer em conformidade com todas elas, você deve compreender claramente as sobreposições e diferenças entre todas.
CAN-SPAM Act, CASL e CPRA são as regulamentações mais amplas que afetam campanhas de marketing por e-mail.
- CAN-SPAM (Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing Act) é uma lei dos EUA que estabelece regras para e-mails comerciais, estabelecendo requisitos para mensagens comerciais, dando aos destinatários o direito de pedir que você pare de enviá-los e detalhando pesadas penalidades por violações.
- CASL (Canada’s Anti-Spam Legislation) é a lei do Canadá que regula o spam eletrônico e outras ameaças eletrônicas para proteger consumidores e empresas.
- CPRA (California Privacy Rights Act) é uma lei que aprimora as leis de privacidade do consumidor da Califórnia, fornecendo novos direitos e proteções para informações pessoais.
O GDPR normalmente cobriria o essencial de outras regulamentações, então, ao visar a conformidade com o GDPR em seus e-mails, você acertaria na base das outras leis de privacidade.
No entanto, aconselhamos fortemente que você faça sua própria pesquisa e verifique se há quaisquer outros requisitos legais que você possa precisar seguir para permanecer em conformidade aos olhos da lei internacional.
Ok, com os requisitos de e-mail do GDPR fora do caminho, vamos tocar brevemente em outros canais afetados pelas regulamentações de privacidade de dados.
GDPR além do e-mail: Conformidade omnichannel
É uma boa prática de marketing digital ver sua estratégia de forma holística, garantindo que os princípios do GDPR sejam aplicados consistentemente, seja lidando com marketing por e-mail, notificações push, mídias sociais, marketing de conteúdo ou qualquer outra forma de abordagem ao cliente.
Basicamente, contanto que você esteja interagindo com qualquer forma de informações pessoais dos clientes (endereços de e-mail, dados demográficos, padrões comportamentais, etc.) – você deve permanecer em conformidade com o GDPR.
É também outra área onde a segmentação adequada pode ser útil. Considere dividir seus formulários de consentimento em três categorias distintas: marketing por e-mail, marketing digital e marketing direto. Isso garante uma experiência do usuário ainda melhor!
E o GDPR no marketing offline?
Isso pode ser uma surpresa, mas a influência do GDPR muitas vezes se estende ao mundo offline também. Formas físicas de coleta de dados, como formulários de inscrição em papel ou feedback na loja, também podem estar sujeitos ao GDPR, desde que as informações sejam posteriormente digitalizadas.
A regra geral é que uma vez que dados offline entram no ambiente digital, eles devem ser tratados com o mesmo rigor que os dados coletados online.
FAQ: Tudo o que os marketeiros digitais precisam saber sobre o GDPR
O que é o GDPR?
O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) é uma regulamentação oficial introduzida pela União Europeia em 2018 visando melhorar a proteção de dados pessoais dos indivíduos. O documento regula como os dados pessoais são tratados, distribuídos e gerenciados no cenário de marketing digital.
Aplica-se a mim: Quem precisa aderir ao GDPR?
O GDPR tem um escopo amplo e não se limita a empresas dentro da União Europeia. Aplica-se a qualquer organização — dentro ou fora da Europa — que ofereça bens ou serviços aos residentes da UE ou monitore seu comportamento (por exemplo, rastreamento e perfilamento online).
🙌 Tanto controladores de dados quanto processadores devem aderir ao GDPR.
Controladores de dados são organizações que coletam e determinam a finalidade do processamento de dados pessoais, como empresas ou plataformas de e-commerce.
Processadores de dados, por outro lado, são entidades que processam dados em nome dos controladores de dados, fornecendo serviços como marketing por e-mail ou armazenamento de dados. Portanto, uma plataforma de mensagens como o Pushwoosh é um processador de dados, não um controlador na maioria dos casos.
Então, se suas campanhas de marketing atingem a UE, você precisa cumprir o GDPR.
O que significa ser em conformidade com o GDPR para o seu negócio?
Ser em conformidade com o GDPR significa você deve processar dados pessoais de forma lícita, transparente e com o consentimento necessário. Cobrimos isso com mais detalhes na seção sete princípios do GDPR.
Você deve ter propósitos legítimos para processar dados pessoais e garantir que seja usado apenas para esses propósitos explícitos.
🛒 Por exemplo, uma loja de e-commerce pode coletar endereços de e-mail dos clientes para enviar confirmações de pedidos e rastrear entregas. Eles também usam esses dados para atualizar os clientes sobre novos produtos, descontos e conteúdo com base nas compras anteriores do cliente – desde que os clientes tenham explicitamente concordado com esses tipos de comunicações.
Se, no entanto, a mesma loja vendesse os dados de seus clientes para corretores ou agências de marketing sem o consentimento explícito dos clientes – eles estariam violando diretamente o GDPR.
Quais são as consequências de não cumprir o GDPR?
A conformidade com o GDPR não é apenas um requisito legal; é um compromisso de respeitar os direitos de privacidade dos indivíduos e garantir o tratamento responsável de seus dados pessoais. As autoridades de proteção de dados (DPAs) podem intervir quando ocorrem violações do GDPR. Elas podem investigar e impor medidas corretivas, como:
- Advertências e repreensões: As DPAs podem emitir advertências por não conformidade de primeira vez ou não intencional e repreensões por violar o GDPR.
- Proibições temporárias ou definitivas de processamento: As DPAs podem restringir temporária ou permanentemente uma organização de processar quaisquer dados pessoais ou suspender transferências internacionais de dados, a menos que um nível adequado de proteção seja garantido.
- Retificação, restrição ou remoção de dados: As DPAs podem ordenar que a organização corrija dados imprecisos, limite o processamento de dados ou apague dados que violam os princípios do GDPR.
- Multas administrativas: Para infrações mais graves, as DPAs podem impor multas substanciais. Estas podem ser de até €20 milhões ou 4% do faturamento anual mundial total da empresa do ano financeiro anterior, o que for maior.
A natureza exata das medidas corretivas dependeria da gravidade da violação do GDPR.
Quais são os sete princípios fundamentais do GDPR?
O GDPR é construído sobre sete princípios-chave que estabelecem a base para a proteção eficaz de dados em toda a União Europeia. Esses princípios não são imutáveis e não devem ser tratados como uma referência legal, mas funcionam como um conjunto de diretrizes que informam o espírito da legislação.
- Licitude, Lealdade e Transparência: Você deve processar dados pessoais de forma legal e justa, garantindo que o processamento seja transparente para a pessoa cujos dados estão sendo processados (o titular dos dados).
- Licitude significa que há uma base legal sólida para o processamento.
- Lealdade implica que o processamento não será prejudicial aos titulares dos dados.
- Transparência indica que os titulares estão totalmente cientes de como seus dados são usados.
- Limitação da finalidade: Você deve coletar dados pessoais apenas para finalidades específicas, explícitas e legítimas. Qualquer uso de dados pessoais fora da finalidade especificada durante a fase de coleta de dados seria considerado ilegítimo. Então, se você afirmou que usará o endereço de e-mail fornecido para enviar descontos e ofertas de produtos por tempo limitado, faça exatamente isso – não adicione o contato à sua lista de newsletter do blog.
- Minimização de dados: Você deve coletar e processar apenas os dados pessoais necessários para uma finalidade específica.
Por exemplo, não peça ao titular dos dados sua data de nascimento, a menos que sua estratégia de marketing ofereça descontos e ofertas especiais dedicados ao aniversário.
- Exatidão: É importante tomar todas as medidas razoáveis para garantir que os dados pessoais fornecidos sejam, de fato, precisos.
Claro, não se espera que você verifique duplamente cada contato. Em vez disso, você pode enviar um pedido de confirmação ocasional (por exemplo, via um e-mail anual) para confirmar ou editar os detalhes pessoais do contato disponíveis em seu sistema.
- Limitação do armazenamento: Você só pode armazenar dados pessoais por um período especificado e removê-lo imediatamente após.
Uma boa prática comum é notificar um contato uma vez que seus dados são removidos.
- Integridade e confidencialidade: Você deve processar dados pessoais de uma forma que garanta segurança adequada, incluindo proteção contra processamento não autorizado ou ilegal, perda acidental, destruição ou dano.
Cabe ao processador de dados garantir isso por meio de medidas técnicas e organizacionais adequadas. De sua parte, opte por provedores de martech que tenham protocolos de segurança confiáveis habilitados e ofereçam camadas adicionais de segurança de dados, como criptografia ou autenticação de dois fatores.
- Responsabilização: O controlador de dados é responsável e deve ser capaz de demonstrar conformidade com todos os outros princípios. Isso envolve ter políticas internas claras, avaliações de impacto de proteção de dados e documentação relevante sobre como as atividades de processamento de dados estão em conformidade com o GDPR.
Por exemplo, você pode ler tudo sobre nossa posição na proteção de dados pessoais na Política de Privacidade do Pushwoosh.
Qualquer negócio que lide com dados pessoais deve entender e implementar esses princípios. Eles ajudam a navegar pelo ambiente complexo das restrições do GDPR, garantindo que a proteção de dados não seja um pensamento tardio, mas um fator chave em sua estratégia de negócios.
Como o GDPR se aplica a e-mails transacionais?
E-mails transacionais, embora necessários, também devem respeitar o GDPR. Para permanecer em conformidade com o GDPR em seus e-mails transacionais, forneça uma distinção clara entre conteúdo transacional e promocional.
Se você tem informações pessoais de um cliente do pedido que ele fez em seu site, não tem permissão para usar esse endereço de e-mail para enviar comunicações de marketing – você precisaria de um formulário de consentimento separado para isso.
☑️ Por exemplo, um cliente concluiu uma compra, mas decidiu deixar a caixa de seleção opcional “Concordo em receber comunicações de marketing de você” desmarcada. Agora você tecnicamente conhece o primeiro nome do cliente, endereço de e-mail, endereço físico e número de telefone. No entanto! Você ainda não pode enviar nenhum material de marketing (como newsletters, descontos ou folhetos físicos) até que eles consintam explicitamente em receber tais comunicações.
Mantenha seu e-mail em conformidade com o GDPR com o Pushwoosh!
Nós tocamos brevemente na importância de selecionar um ESP que reconheça e adira ao GDPR. Agora, e se você tivesse que procurar uma plataforma como essa para cada canal de marketing que usa para sua estratégia?
O Pushwoosh fornece as ferramentas e orientações necessárias para navegar pelos requisitos do GDPR, permitindo que você se concentre em criar campanhas de marketing envolventes e eficazes em vários canais dentro de uma única plataforma.
Você garante que os dados de seus clientes sejam coletados e armazenados com segurança. Nós fornecemos a você a melhor maneira de usá-los para os melhores resultados de negócios. Pronto para nos ver em ação?
