Ha pedido unos auriculares nuevos y geniales, pero no ha recibido ninguna confirmación del pedido en su correo electrónico. Empieza a preocuparse por si le han estafado y a pensar en cómo recuperar su dinero. Experiencias como esta demuestran lo importantes que son los emails transaccionales. No son solo confirmaciones; desempeñan un papel importante en la experiencia del cliente, informándole sobre registros, estados de pedidos o cancelaciones. En este artículo, profundizaremos en la definición de un email transaccional y en cómo enviar emails transaccionales, con ejemplos y consejos.
¿Qué es un email transaccional?
Un email transaccional (también llamado mensaje transaccional o email del sistema) es un correo electrónico automatizado y no promocional que se envía a un destinatario en respuesta a su acción, como realizar un pedido, crear una cuenta o restablecer una contraseña.
Los principales tipos de emails transaccionales incluyen:
- Confirmaciones de pedidos y actividades
- Confirmaciones de cuenta y seguridad
- Actualizaciones de servicio
Estos emails automatizados contienen información personalizada sobre la actividad del usuario, como los artículos pedidos y el importe a pagar.
Los emails transaccionales siempre tienen altas tasas de apertura, ya que los usuarios esperan recibirlos.
La mejor parte para cualquier profesional del marketing es que los usuarios no necesitan suscribirse para recibirlos. Al mismo tiempo, podría incluir un enlace para gestionar las preferencias para que los clientes puedan elegir si desean recibir notificaciones push o SMS.
Emails transaccionales vs. emails de marketing: ¿cuál es la diferencia?
La principal diferencia entre los emails transaccionales y los emails promocionales es que los clientes deben optar por recibir estos últimos. Su recopilación, procesamiento y manejo de la información personal de los clientes deben cumplir con el GDPR, la Ley CAN-SPAM de EE. UU., la Ley Antispam de Canadá (CASL) y otras regulaciones específicas de la región.
Enviará regularmente tanto emails de marketing como transaccionales. La siguiente tabla proporciona ejemplos de cuándo usar cada tipo.
| Emails de marketing | Emails transaccionales |
|---|---|
| 1. Serie de bienvenida 2. Serie educativa 3. Boletines informativos 4. Promociones de productos 5. Invitaciones a eventos | 1. Confirmaciones de pedidos y actividades 2. Notificaciones de cuenta y seguridad 3. Actualizaciones de servicio |
Ejemplos de emails transaccionales (y tipos de emails transaccionales)
Todos los emails transaccionales deben ser concisos y proporcionar solo información relevante sobre las acciones de un usuario. Antes de pasar a las plantillas y casos de uso de emails transaccionales, examinemos los elementos específicos del email con referencias a las mejores prácticas sobre cómo escribirlos.
La anatomía de un email transaccional
Pasemos a los tipos de emails transaccionales más comunes, con ejemplos y plantillas.
Ejemplos de emails transaccionales de confirmación de pedidos y actividades
Confirmación de pedido
Los emails de confirmación de pedido aseguran a los clientes que sus pedidos se han realizado con éxito. Suelen incluir los detalles del pedido y la información de entrega. Para las empresas de comercio electrónico, estos emails también son una oportunidad para realizar promoción cruzada de productos donde las regulaciones locales lo permitan.
Aquí hay un ejemplo de un email de confirmación de pedido enviado por iHerb.
Email de confirmación de pedido de iHerb
Plantilla de email de confirmación de pedido
Si busca orientación sobre cómo crear un email de confirmación de pedido eficaz, empezar con una plantilla prediseñada puede ser una buena opción. Por ejemplo, considere esta plantilla de email lista para usar en Pushwoosh. Su diseño incluye el nombre del cliente, los detalles del pedido e información clara sobre qué esperar a continuación.
👉Para usar esta plantilla de email transaccional: Inicie sesión o Regístrese en Pushwoosh, vaya a Contenido > Contenido de email > presione “Crear contenido de email” > presione “Elegir una plantilla”. Aparecerán varias plantillas de email, listas para usar tal cual o para personalizar. La de arriba se llama “Confirmación de pedido”.
Confirmación de envío
Un email de confirmación de envío debe incluir tres datos clave:
-
Una notificación de que el producto ha sido enviado con éxito
-
Detalles del pedido
-
Información de seguimiento.
La información de seguimiento ayuda a mantener a los clientes informados sobre sus compras y los próximos pasos que deben seguir.
Mire este ejemplo de un email de notificación de envío de ASOS.
Email de confirmación de envío de ASOS
Confirmación de pago
El email de confirmación de pago debe confirmar que el pago se ha realizado por un producto o servicio. Debe incluir el importe exacto cobrado y el método de pago.
Vea cómo Bolt entrega toda esta información de un vistazo.
Email de confirmación de pago de Bolt
Confirmación de entrega
Al crear su plantilla de email de confirmación de entrega, incluya el número de seguimiento del pedido, la lista de artículos enviados, los detalles de pago, la fecha de entrega prevista y los contactos de soporte.
Este ejemplo bien estructurado de DHL ofrece a los usuarios toda la información que esperan.
Email de confirmación de entrega de DHL
Confirmación de devolución
Un proceso de devolución sin esfuerzo es crucial para la satisfacción del cliente. Los emails de confirmación de devolución son una parte integral de la estrategia de email poscompra, y Bata destaca en este aspecto.
El siguiente email incluye detalles esenciales, como el plazo de devolución y reembolso, el nombre y el precio del producto, la cantidad y el número de pedido.
Email de confirmación de devolución de Bata
Confirmación de reembolso
Enviar emails de confirmación de reembolso con prontitud ayuda a los clientes a sentirse cómodos al hacer negocios con usted, sabiendo que recuperarán su dinero pronto. Incluya el importe del reembolso, el plazo para la devolución del dinero y su información de contacto en esta plantilla.
Vea cómo el equipo de Trolley lo redactó para sus clientes.
Email de confirmación de reembolso de Trolley
Confirmación de cita
Personalice su email de confirmación de cita con tantas variables como sea necesario para que el cliente se sienta validado. Debe incluir toda la información esencial, como la fecha, la hora y el asunto de la cita. Además, incluya sus datos de contacto por si el cliente necesita hacer cambios.
HotDoc incluyó toda la información útil para sus pacientes en el email de confirmación de cita.
Email de confirmación de cita de HotDoc
Confirmación de cancelación
Cuando un cliente cancela un pedido o una suscripción, el email de cancelación confirma su solicitud y ofrece a los profesionales del marketing la oportunidad de recuperar a los usuarios. En el ejemplo de Hulu, lo único que piden a los usuarios es que vuelvan. El email es corto y directo, con dos ideas: la primera confirma la cancelación y la segunda se centra en la reactivación.
Email de confirmación de cancelación de Hulu
Plantillas de emails transaccionales de notificación de cuenta y seguridad
Activación de cuenta
El ejemplo de email de activación de cuenta de Headspace contiene información esencial para los destinatarios. Explica por qué el cliente necesita verificar su cuenta, qué debe hacer para completar el proceso y cuándo expirará el enlace de verificación.
Email de activación de cuenta de Headspace
Alertas de seguridad (p. ej., intentos de inicio de sesión sospechosos)
Al crear un email de alerta de seguridad, es importante que sea directo y personal, e incluya una llamada a la acción (CTA) clara. Asegúrese de que se incluyan todos los detalles necesarios, como la ubicación, la hora y el tipo de dispositivo utilizado para iniciar sesión en la cuenta. Además, un toque amistoso como la firma “Enviado con amor desde Airbnb” recordará al usuario que la empresa valora la seguridad de su cuenta.
Email de alerta de seguridad de Airbnb
Códigos de autenticación de dos factores (2FA)
Los emails de autenticación de dos factores proporcionan una fuerte defensa contra el fraude. Esta plantilla de email debe incluir un código con una caducidad corta, consejos sobre cómo añadir capas de seguridad a las cuentas de los usuarios y su información de contacto. Deel incluyó toda esta información para sus usuarios.
Email 2FA de Deel
Emails de restablecimiento de contraseña
Es muy probable que los emails de restablecimiento de contraseña se abran, ya que los usuarios tienen la intención de seguir utilizando su servicio. Aproveche esta oportunidad para crear un mensaje acorde con su marca con instrucciones claras, similar al enfoque de Netflix.
Email de restablecimiento de contraseña de Netflix
Ejemplos de emails transaccionales de actualizaciones de servicio
Emails de renovación de suscripción
Al enviar emails de renovación de suscripción, es útil incluir un recordatorio a los clientes para que añadan un método de pago de respaldo. Hacerlo podría aumentar significativamente el número de transacciones exitosas en el futuro. Google Play, por ejemplo, utiliza este enfoque en sus emails de renovación de suscripción.
Email de renovación de suscripción de Google Play
Avisos de expiración de suscripción
Los avisos de expiración de suscripción deben ser amigables pero directos. Resalte en negrita los elementos más importantes para facilitar la lectura. Si la renovación de la suscripción es automática, debería funcionar como un simple aviso de cortesía. Si hay alguna pregunta o inquietud, anime a responder al email para ponerse en contacto, tal como sugiere el equipo de Reincubate.
Email de renovación de suscripción de Reincubate
Actualizaciones de facturación o facturas
Un email de actualización de facturación tiene como objetivo verificar que la información de pago que tenemos registrada es precisa. Es un email previo a la reclamación de pago para ayudar a evitar la pérdida de clientes causada por detalles de pago obsoletos.
Revisemos el enfoque de Lyft. Este email destaca por su prominente imagen del producto, que muestra claramente dónde actualizar la información de pago en la aplicación.
Email de actualización de facturación de Lyft
Cambios en los términos de servicio o la política de privacidad
El email que describe los cambios en los términos y condiciones suele ser más largo que los emails transaccionales que hemos revisado hoy. Analicemos el email de Figma. Explica claramente cómo los usuarios pueden ajustar su configuración de IA, ofrece una visión general de los nuevos términos de IA y especifica cuándo entrarán en vigor los términos.
Email de cambios en los términos de IA de Figma
Cómo enviar emails transaccionales (paso a paso)
Enviar emails transaccionales requiere una configuración fiable, una autenticación de dominio adecuada y una integración fluida con los flujos de trabajo de su producto. Siga estos pasos para asegurarse de que sus mensajes se entreguen de forma rápida, consistente y en el momento exacto en que sus usuarios los esperan.
1. Elija un servicio o proveedor de email transaccional
Comience por seleccionar un servicio de email transaccional dedicado, no una herramienta de marketing general. Su proveedor de email transaccional debe admitir envíos de gran volumen, entrega rápida y una ubicación consistente en la bandeja de entrada (Pushwoosh puede hacerlo 😎).
2. Autentique su dominio para garantizar una entregabilidad de primera clase
Optimice la entregabilidad de su email configurando los registros de autenticación esenciales para su dominio de envío. Este paso genera confianza con los proveedores de buzones de correo y mejora significativamente sus posibilidades de llegar a la bandeja de entrada.
Siga estos pasos de configuración:
- Autentique el dominio de su remitente configurando los registros SPF, DKIM y DMARC. Esto ayuda a establecer su identidad como remitente y aumenta las posibilidades de que sus emails lleguen a la bandeja de entrada.
- Construya una sólida reputación como remitente aumentando gradualmente el volumen de emails. Esto ayuda a que los proveedores de correo electrónico confíen en su dominio y mejora las tasas de entregabilidad.
- Evite el uso de activadores de spam en sus emails, como el exceso de signos de exclamación, todo en mayúsculas o un HTML demasiado complejo.
- Limpie regularmente su lista de correo electrónico para reducir las tasas de rebote y eliminar las direcciones de email no válidas.
- Atienda con prontitud las quejas sobre emails para evitar ser incluido en una lista negra.
La configuración adecuada es especialmente importante para los emails transaccionales, ya que los usuarios a menudo dependen de ellos para completar acciones críticas. Para obtener más orientación, consulte nuestro artículo completo sobre la entregabilidad de emails.
3. Integre el envío de emails en su producto mediante API o SDK
A continuación, asegúrese de que su proveedor de email transaccional se integre perfectamente con su aplicación o sistema de backend.
Utilice API y SDK para conectar la funcionalidad de envío de emails directamente a la lógica de su producto, por ejemplo:
- Activar un email de confirmación cuando un usuario completa una compra
- Enviar un email de restablecimiento de contraseña al instante después de que un usuario lo solicite
- Notificar a los usuarios sobre cambios en la suscripción o problemas de pago en tiempo real
Una integración perfecta garantiza que sus emails transaccionales lleguen en el momento exacto, mejorando la satisfacción del usuario y las tasas de conversión.
4. Conecte los eventos de su producto
Los emails transaccionales siempre están vinculados a un evento específico o a una acción del usuario, como “Pedido realizado” o “Contraseña cambiada”. En Pushwoosh, puede configurar la entrega de mensajes transaccionales utilizando la Entrada basada en activador o el elemento activador Esperar a.
Para obtener información más detallada, consulte nuestra guía sobre emails activados.
Mejores prácticas para emails transaccionales
¿Busca cómo mejorar los emails transaccionales y hacerlos más transparentes, fiables y útiles para sus usuarios? Estas mejores prácticas le ayudarán a optimizar cada parte de sus mensajes transaccionales, para que lleguen consistentemente a la bandeja de entrada y proporcionen la experiencia fluida que sus clientes esperan.
Perfeccione la experiencia del usuario en cada paso del recorrido
Cree plantillas personalizables y acordes con su marca para cada acción transaccional que necesite. Incluya llamadas a la acción (CTA) en la parte superior. Utilice líneas de asunto claras y orientadas a la acción para que coincidan con el contenido del email y aumenten las tasas de apertura.
Por ejemplo, al contactar a clientes que han dejado artículos en sus carritos de compra, su línea de asunto podría ser: {nombre del artículo} todavía le está esperando.
Incluya siempre una dirección “ReplyTo” para que los clientes puedan contactarle fácilmente. Además, proporcione una opción para darse de baja para mantener la reputación de su remitente.
Utilice la comunicación omnicanal para aumentar el alcance
Gestionar las preferencias de comunicación es similar a crear una lista de reproducción. Al igual que elige la canción perfecta para cada lista de reproducción, los usuarios pueden elegir su forma preferida de recibir mensajes. Pregunte a los usuarios si les gustaría recibir mensajes transaccionales a través de notificaciones push, mensajes in-app o SMS para asegurarse de que se abran y lean.
Al mismo tiempo, elija un canal de respaldo que se activará automáticamente para las alertas críticas. Colabore con su equipo para garantizar que la voz de la marca sea consistente en todos los canales y mantener una experiencia de usuario fluida.
Personalice el contenido para mejorar la experiencia del usuario
Utilice contenido dinámico en sus plantillas de email transaccional para incorporar detalles específicos del destinatario. Por ejemplo, en los mensajes de confirmación de pedido, podría insertar dinámicamente una fecha de entrega.
Para llevar la personalización un paso más allá, adapte los mensajes transaccionales en función de los segmentos de clientes (p. ej., VIP, nuevos o clientes recurrentes), ofreciendo a cada grupo contenido personalizado y los siguientes pasos relevantes para optimizar la interacción.
Asegúrese de que sus emails se vean geniales en dispositivos móviles
Los emails transaccionales a menudo se abren en dispositivos móviles, especialmente para acciones como restablecimientos de contraseña o confirmaciones de pedido. Asegúrese de que los emails se muestren correctamente en varios tamaños de pantalla y utilice tamaños de fuente legibles para los usuarios móviles. Facilite que los usuarios realicen acciones en sus dispositivos móviles.
Cumpla con las regulaciones de su región
Maneje los datos de los usuarios con cuidado y cumpla con las regulaciones pertinentes como el GDPR y la CCPA. Es crucial adherirse a las leyes antispam como CAN-SPAM y CASL para evitar problemas legales.
Además, proporcione una forma clara y fácil de usar para que los usuarios se den de baja de los emails transaccionales.
Pruebe y optimice continuamente
1️⃣ Realice una serie de pruebas previas al lanzamiento de sus emails transaccionales enviando emails de prueba a diferentes clientes de correo y dispositivos para identificar posibles problemas.
2️⃣ Realice pruebas A/B para determinar qué líneas de asunto, textos o diseños funcionan mejor para su audiencia.
3️⃣ Evalúe su éxito haciendo un seguimiento de métricas clave como las tasas de apertura, de clics y de rebote.
Comience a enviar potentes emails transaccionales con Pushwoosh
Pushwoosh es más que un proveedor de email transaccional. Es una plataforma omnicanal de interacción con el cliente que le ayuda a orquestar todos sus mensajes críticos, ya sean transaccionales o de marketing, en un solo lugar.
Con Pushwoosh, puede:
- Enviar emails transaccionales, notificaciones push, mensajes in-app, SMS y WhatsApp en un único flujo coordinado
- Activar mensajes basados en eventos en tiempo real
- Crear flujos de trabajo automatizados en el Customer Journey Builder
- Optimizar continuamente el rendimiento con pruebas A/B/n, análisis de entrega y seguimiento de conversiones
Preguntas frecuentes
¿Los emails transaccionales necesitan un enlace para darse de baja?
Sí. Se recomienda incluir un enlace para darse de baja en los emails transaccionales para cumplir con la normativa y mantener una sólida reputación como remitente. Aunque algunos mensajes puramente operativos pueden no requerir legalmente una opción de exclusión, añadirla le ayuda a evitar quejas, reducir los informes de spam y señalar confianza a los proveedores de buzones de correo.
¿Se consideran transaccionales los emails de carrito abandonado?
No. Los emails de carrito abandonado generalmente se clasifican como emails de marketing porque su objetivo es fomentar una compra en lugar de completar una acción que el usuario inició. Dado que son promocionales, requieren el consentimiento del usuario y deben seguir las reglas de cumplimiento de marketing.
¿Puedo incluir promociones o ventas cruzadas en los emails transaccionales?
Sí, pero con precaución. Añadir elementos promocionales a un email transaccional puede cambiar su clasificación legal a marketing, lo que requiere el consentimiento de suscripción y un enlace para darse de baja. Siga la regla del 80/20: al menos el 80 % del mensaje debe seguir siendo transaccional y esencial.
