Transaktions-E-Mails: Was sie sind, Best Practices, Beispiele & Vorlagen

Sie haben coole neue Kopfhörer bestellt, aber keine Bestellbestätigung per E-Mail erhalten. Sie fangen an, sich Sorgen zu machen, betrogen zu werden, und überlegen, wie Sie Ihr Geld zurückbekommen können. Erfahrungen wie diese zeigen, wie wichtig Transaktions-E-Mails sind. Sie sind nicht nur Bestätigungen; sie spielen eine große Rolle im Kundenerlebnis, indem sie Sie über Anmeldungen, Bestellstatus oder Stornierungen informieren. In diesem Artikel werden wir uns mit der Definition einer Transaktions-E-Mail befassen und erklären, wie man Transaktions-E-Mails versendet, mit Beispielen und Tipps.

Was ist eine Transaktions-E-Mail?

Eine Transaktions-E-Mail (auch als transaktionale Nachricht oder System-E-Mail bezeichnet) ist eine automatisierte, nicht werbliche E-Mail, die als Reaktion auf eine Aktion des Empfängers gesendet wird, wie z. B. eine Bestellung aufgeben, ein Konto erstellen oder ein Passwort zurücksetzen.

Die Haupttypen von Transaktions-E-Mails umfassen:

• Bestell- und Aktivitätsbestätigungen
• Konto- und Sicherheitsbestätigungen
• Service-Updates

Diese automatisierten E-Mails enthalten personalisierte Informationen über die Aktivität des Benutzers, wie z. B. die bestellten Artikel und den fälligen Betrag.

Transaktions-E-Mails haben immer hohe Öffnungsraten, da die Benutzer erwarten, sie zu erhalten.

Der beste Teil für jeden Marketer ist, dass Benutzer sich nicht anmelden müssen, um sie zu erhalten. Gleichzeitig könnten Sie einen Link zur Verwaltung der Einstellungen einfügen, damit Kunden wählen können, ob sie Push-Benachrichtigungen oder SMS erhalten möchten.

Transaktions-E-Mails vs. Marketing-E-Mails: Was ist der Unterschied?

Der Hauptunterschied zwischen Transaktions-E-Mails und werblichen E-Mails besteht darin, dass Kunden dem Empfang letzterer zustimmen müssen. Ihre Erhebung, Verarbeitung und Handhabung der personenbezogenen Daten von Kunden muss DSGVO-konform sein und dem U.S. CAN-SPAM Act, Kanadas Anti-Spam-Gesetz (CASL) und anderen regionalspezifischen Vorschriften entsprechen.

Sie werden regelmäßig sowohl Marketing- als auch Transaktions-E-Mails versenden. Die folgende Tabelle enthält Beispiele, wann jeder Typ verwendet werden sollte.

Beispiele für Transaktions-E-Mails (& Arten von Transaktions-E-Mails)

Alle Transaktions-E-Mails sollten prägnant sein und nur relevante Informationen über die Aktionen eines Benutzers liefern. Bevor wir zu den Vorlagen und Anwendungsfällen für Transaktions-E-Mails kommen, lassen Sie uns spezifische E-Mail-Elemente mit Verweisen auf die besten Praktiken zum Verfassen derselben untersuchen.

Die Anatomie einer Transaktions-E-Mail

Lassen Sie uns zu den häufigsten Arten von Transaktions-E-Mails übergehen, mit Beispielen und Vorlagen.

Beispiele für Transaktions-E-Mails zur Bestätigung von Bestellungen und Aktivitäten

Bestellbestätigung

Bestellbestätigungs-E-Mails versichern den Kunden, dass ihre Bestellungen erfolgreich aufgegeben wurden. Sie enthalten in der Regel Bestelldetails und Lieferinformationen. Für E-Commerce-Unternehmen sind diese E-Mails auch eine Gelegenheit, Produkte zu bewerben (Cross-Promotion), wo die lokalen Vorschriften dies erlauben.

Hier ist ein Beispiel für eine Bestellbestätigungs-E-Mail von iHerb.

iHerb Bestellbestätigungs-E-Mail

Vorlage für eine Bestellbestätigungs-E-Mail

Wenn Sie nach einer Anleitung zur Erstellung einer effektiven Bestellbestätigungs-E-Mail suchen, kann der Beginn mit einer vorgefertigten Vorlage eine gute Wahl sein. Betrachten Sie zum Beispiel diese E-Mail-Vorlage, die in Pushwoosh einsatzbereit ist. Ihr Layout enthält den Namen des Kunden, Bestelldetails und klare Informationen darüber, was als Nächstes zu erwarten ist.

👉Um diese Vorlage für Transaktions-E-Mails zu verwenden: Melden Sie sich an oder Registrieren Sie sich bei Pushwoosh, gehen Sie zu Content > Email Content > klicken Sie auf ‚Create email content‘ > klicken Sie auf ‚Choose a template‘. Es erscheinen dann mehrere E-Mail-Vorlagen, die sofort verwendet oder angepasst werden können. Die obige heißt ‚Order Confirmation‘.

Versandbestätigung

Eine Versandbestätigungs-E-Mail sollte drei wichtige Informationen enthalten:

1. Eine Benachrichtigung, dass das Produkt erfolgreich versandt wurde

2. Details der Bestellung

3. Informationen zur Sendungsverfolgung.

Informationen zur Sendungsverfolgung helfen dabei, Kunden über ihre Einkäufe und die nächsten Schritte auf dem Laufenden zu halten.

Schauen Sie sich dieses Beispiel einer Versandbenachrichtigungs-E-Mail von ASOS an.

ASOS Versandbestätigungs-E-Mail

Zahlungsbestätigung

Die Zahlungsbestätigungs-E-Mail sollte bestätigen, dass die Zahlung für ein Produkt oder eine Dienstleistung erfolgt ist. Sie muss den genauen abgebuchten Betrag und die Zahlungsmethode enthalten.

Schauen Sie sich an, wie Bolt all diese Informationen auf einen Blick liefert.

Bolt Zahlungsbestätigungs-E-Mail

Lieferbestätigung

Wenn Sie Ihre Vorlage für die Lieferbestätigungs-E-Mail erstellen, fügen Sie die Sendungsverfolgungsnummer, eine Liste der versandten Artikel, Zahlungsdetails, das voraussichtliche Lieferdatum und Support-Kontakte hinzu.

Dieses gut strukturierte Beispiel von DHL gibt den Benutzern alle Informationen, die sie erwarten.

DHL Lieferbestätigungs-E-Mail

Rücksendebestätigung

Ein müheloser Rücksendeprozess ist entscheidend für die Kundenzufriedenheit. Rücksendebestätigungs-E-Mails sind ein integraler Bestandteil der E-Mail-Strategie nach dem Kauf, und Bata zeichnet sich in diesem Aspekt aus.

Die E-Mail unten enthält wesentliche Details, einschließlich des Zeitrahmens für Rücksendung und Rückerstattung, Produktname und Preis, Menge und Bestellnummer.

Bata Rücksendebestätigungs-E-Mail

Rückerstattungsbestätigung

Das Senden prompter Rückerstattungsbestätigungs-E-Mails hilft Kunden, sich bei Geschäften mit Ihnen wohlzufühlen, da sie wissen, dass sie ihr Geld bald zurückbekommen. Fügen Sie den Rückerstattungsbetrag, den Zeitrahmen für die Geldrückgabe und Ihre Kontaktinformationen in diese Vorlage ein.

Sehen Sie, wie das Team von Trolley es für seine Kunden geschrieben hat.

Trolley Rückerstattungsbestätigungs-E-Mail

Terminbestätigung

Personalisieren Sie Ihre Terminbestätigungs-E-Mail mit so vielen Variablen wie nötig, damit sich der Kunde bestätigt fühlt. Sie sollte alle wesentlichen Informationen enthalten, wie Datum, Uhrzeit und Thema des Termins. Fügen Sie auch Ihre Kontaktdaten hinzu, falls der Kunde Änderungen vornehmen muss.

HotDoc hat alle nützlichen Informationen für seine Patienten in die Terminbestätigungs-E-Mail aufgenommen.

HotDoc Terminbestätigungs-E-Mail

Stornierungsbestätigung

Wenn ein Kunde eine Bestellung oder ein Abonnement storniert, bestätigt die Stornierungs-E-Mail seine Anfrage und gibt Marketern die Chance, Benutzer zurückzugewinnen. Im Beispiel von Hulu bitten sie die Benutzer nur darum, zurückzukommen. Die E-Mail ist kurz und auf den Punkt gebracht, mit zwei Ideen: die erste bestätigt die Stornierung, und die zweite konzentriert sich auf die Reaktivierung.

Hulu Stornierungsbestätigungs-E-Mail

Vorlagen für Transaktions-E-Mails zu Konto- und Sicherheitsbenachrichtigungen

Kontoaktivierung

Das Beispiel für eine Kontoaktivierungs-E-Mail von Headspace enthält wesentliche Informationen für die Empfänger. Es erklärt, warum der Kunde sein Konto verifizieren muss, was er tun muss, um den Prozess abzuschließen, und wann der Verifizierungslink ablaufen wird.

Headspace Kontoaktivierungs-E-Mail

Sicherheitswarnungen (z. B. verdächtige Anmeldeversuche)

Beim Erstellen einer Sicherheitswarnungs-E-Mail ist es wichtig, sie direkt und persönlich zu gestalten und einen klaren CTA einzufügen. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Details, wie Ort, Zeit und Gerätetyp, die für die Kontoanmeldung verwendet wurden, enthalten sind. Zusätzlich wird eine freundliche Note wie der Abschiedsgruß ‚Sent with love from Airbnb‘ den Benutzer daran erinnern, dass das Unternehmen die Sicherheit seines Kontos schätzt.

Airbnb Sicherheitswarnungs-E-Mail

Codes für die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

E-Mails zur Zwei-Faktor-Authentifizierung bieten einen starken Schutz gegen Betrug. Diese E-Mail-Vorlage sollte einen Code mit kurzer Ablaufzeit, Ratschläge zum Hinzufügen von Sicherheitsebenen zu den Konten der Benutzer und Ihre Kontaktinformationen enthalten. Deel hat all diese Informationen für seine Benutzer aufgenommen.

Deel 2FA E-Mail

E-Mails zum Zurücksetzen des Passworts

E-Mails zum Zurücksetzen des Passworts werden wahrscheinlich geöffnet, da die Benutzer beabsichtigen, Ihren Dienst weiterhin zu nutzen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um eine markenkonforme Nachricht mit klaren Anweisungen zu verfassen, ähnlich dem Ansatz von Netflix.

Netflix E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts

Beispiele für Transaktions-E-Mails zu Service-Updates

E-Mails zur Abonnementverlängerung

Beim Versenden von E-Mails zur Abonnementverlängerung ist es hilfreich, die Kunden daran zu erinnern, eine alternative Zahlungsmethode hinzuzufügen. Dies könnte die Anzahl der erfolgreichen Transaktionen in der Zukunft erheblich steigern. Google Play zum Beispiel verwendet diesen Ansatz in seinen E-Mails zur Abonnementverlängerung.

Google Play Abonnementverlängerungs-E-Mail

Benachrichtigungen über das Auslaufen von Abonnements

Benachrichtigungen über das Auslaufen von Abonnements sollten freundlich, aber unkompliziert sein. Heben Sie die wichtigsten Elemente fett hervor, um sie leicht überfliegen zu können. Wenn die Abonnementverlängerung automatisch erfolgt, sollte sie als einfache Höflichkeitsnotiz fungieren. Wenn es Fragen oder Bedenken gibt, ermutigen Sie dazu, auf die E-Mail zu antworten, um in Kontakt zu treten, genau wie das Team von Reincubate vorschlägt.

Reincubate Abonnementverlängerungs-E-Mail

Rechnungsaktualisierungen oder Rechnungen

Eine E-Mail zur Rechnungsaktualisierung dient dazu, zu überprüfen, ob die bei uns hinterlegten Zahlungsinformationen korrekt sind. Es handelt sich um eine Pre-Dunning-E-Mail, um Kundenabwanderung aufgrund veralteter Zahlungsdetails zu vermeiden.

Schauen wir uns den Ansatz von Lyft an. Diese E-Mail zeichnet sich durch ihr prominentes Produktbild aus, das deutlich zeigt, wo die Zahlungsinformationen in der App aktualisiert werden können.

Lyft Rechnungsaktualisierungs-E-Mail

Änderungen der Nutzungsbedingungen oder Datenschutzrichtlinien

Die E-Mail, die die Änderungen der Geschäftsbedingungen beschreibt, ist in der Regel länger als die Transaktions-E-Mails, die wir heute besprochen haben. Analysieren wir die E-Mail von Figma. Sie erklärt klar, wie Benutzer ihre KI-Einstellungen anpassen können, gibt einen Überblick über die neuen KI-Bedingungen und gibt an, wann die Bedingungen in Kraft treten.

Figma E-Mail zu Änderungen der KI-Bedingungen

Wie man Transaktions-E-Mails versendet (Schritt-für-Schritt)

Das Versenden von Transaktions-E-Mails erfordert eine zuverlässige Einrichtung, eine ordnungsgemäße Domain-Authentifizierung und eine reibungslose Integration in die Arbeitsabläufe Ihres Produkts. Befolgen Sie diese Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten schnell, konsistent und genau in dem Moment zugestellt werden, in dem Ihre Benutzer sie erwarten.

1. Wählen Sie einen Dienst oder Anbieter für Transaktions-E-Mails

Beginnen Sie mit der Auswahl eines dedizierten E-Mail-Dienstes für Transaktionen, nicht eines allgemeinen Marketing-Tools. Ihr Anbieter für Transaktions-E-Mails muss den Versand großer Mengen, eine schnelle Zustellung und eine konsistente Platzierung im Posteingang unterstützen (Pushwoosh kann das 😎).

2. Authentifizieren Sie Ihre Domain, um eine erstklassige Zustellbarkeit zu gewährleisten

Optimieren Sie Ihre E-Mail-Zustellbarkeit, indem Sie die wesentlichen Authentifizierungs-Einträge für Ihre Absenderdomain konfigurieren. Dieser Schritt schafft Vertrauen bei den Postfachanbietern und verbessert Ihre Chancen, im Posteingang zu landen, erheblich.

Befolgen Sie diese Konfigurationsschritte:

• Authentifizieren Sie die Domain Ihres Absenders, indem Sie SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge einrichten. Dies hilft, Ihre Absenderidentität zu etablieren und erhöht die Chancen, dass Ihre E-Mails den Posteingang erreichen.
• Bauen Sie eine starke Absenderreputation auf, indem Sie das E-Mail-Volumen schrittweise erhöhen. Dies hilft E-Mail-Anbietern, Ihrer Domain zu vertrauen, und verbessert die Zustellraten.
• Vermeiden Sie die Verwendung von Spam-Auslösern in Ihren E-Mails, wie z. B. übermäßige Ausrufezeichen, Großbuchstaben oder zu komplexes HTML.
• Bereinigen Sie regelmäßig Ihre E-Mail-Liste, um die Bounce-Raten zu reduzieren und ungültige E-Mail-Adressen zu entfernen.
• Reagieren Sie umgehend auf E-Mail-Beschwerden, um nicht auf eine schwarze Liste gesetzt zu werden.

Eine ordnungsgemäße Konfiguration ist besonders wichtig für Transaktions-E-Mails, da sich Benutzer oft auf sie verlassen, um wichtige Aktionen abzuschließen. Weitere Anleitungen finden Sie in unserem vollständigen Artikel zur E-Mail-Zustellbarkeit.

3. Integrieren Sie den E-Mail-Versand über APIs oder SDKs in Ihr Produkt

Stellen Sie als Nächstes sicher, dass sich Ihr Anbieter für Transaktions-E-Mails nahtlos in Ihre App oder Ihr Backend-System integrieren lässt.

Verwenden Sie APIs und SDKs, um die E-Mail-Versandfunktionalität direkt mit Ihrer Produktlogik zu verbinden, zum Beispiel:

• Lösen Sie eine Bestätigungs-E-Mail aus, wenn ein Benutzer einen Kauf abschließt
• Senden Sie eine E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts sofort, nachdem ein Benutzer sie angefordert hat
• Benachrichtigen Sie Benutzer in Echtzeit über Abonnementänderungen oder Zahlungsprobleme

Eine nahtlose Integration stellt sicher, dass Ihre Transaktions-E-Mails genau im richtigen Moment ankommen, was die Benutzerzufriedenheit und die Konversionsraten verbessert.

4. Verbinden Sie Ihre Produktereignisse

Transaktions-E-Mails sind immer an ein bestimmtes Ereignis oder eine Benutzeraktion gebunden, wie ‚Bestellung aufgegeben‘ oder ‚Passwort geändert‘. In Pushwoosh können Sie die Zustellung von Transaktionsnachrichten mit dem Trigger-basierten Einstieg oder dem Warten auf Trigger-Element einrichten.

Für detailliertere Informationen lesen Sie unseren Leitfaden zu getriggerten E-Mails.

Best Practices für Transaktions-E-Mails

Suchen Sie nach Möglichkeiten, Transaktions-E-Mails zu verbessern und sie transparenter, zuverlässiger und hilfreicher für Ihre Benutzer zu gestalten? Diese Best Practices helfen Ihnen, jeden Teil Ihrer Transaktionsnachrichten zu optimieren, damit sie konsistent den Posteingang erreichen und das nahtlose Erlebnis bieten, das Ihre Kunden erwarten.

Optimieren Sie das Benutzererlebnis bei jedem Schritt der Reise

Erstellen Sie anpassbare, markenkonforme Vorlagen für jede benötigte Transaktionsaktion. Platzieren Sie CTAs im sichtbaren Bereich („above the fold“). Verwenden Sie klare, handlungsorientierte Betreffzeilen, die zum Inhalt der E-Mail passen und die Öffnungsraten erhöhen.

Wenn Sie beispielsweise Kunden ansprechen, die Artikel in ihrem Warenkorb zurückgelassen haben, könnte Ihre Betreffzeile lauten: {item name} wartet noch auf Sie.

Fügen Sie immer eine ‚ReplyTo‘-Adresse hinzu, damit Kunden Sie leicht erreichen können. Bieten Sie auch eine Abmeldeoption an, um Ihre Absenderreputation zu wahren.

Nutzen Sie Omnichannel-Kommunikation, um die Reichweite zu erhöhen

Die Verwaltung von Kommunikationseinstellungen ist vergleichbar mit dem Kuratieren einer Playlist. Genauso wie Sie den perfekten Song für jede Playlist auswählen, können Benutzer ihre bevorzugte Art des Nachrichtenempfangs wählen. Fragen Sie die Benutzer, ob sie Transaktionsnachrichten per Push-Benachrichtigungen, In-App-Nachrichten oder SMS erhalten möchten, um sicherzustellen, dass sie geöffnet und gelesen werden.

Wählen Sie gleichzeitig einen Backup-Kanal, der für kritische Warnungen automatisch aktiviert wird. Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um sicherzustellen, dass die Stimme der Marke über alle Kanäle hinweg konsistent ist und ein reibungsloses Benutzererlebnis gewährleistet wird.

Personalisieren Sie Inhalte, um das Benutzererlebnis zu verbessern

Verwenden Sie dynamische Inhalte in Ihren Vorlagen für Transaktions-E-Mails, um empfängerspezifische Details einzufügen. In Bestellbestätigungsnachrichten könnten Sie beispielsweise dynamisch ein Lieferdatum einfügen.

Um die Personalisierung noch weiter zu treiben, passen Sie Transaktionsnachrichten basierend auf Kundensegmenten (z. B. VIP-, neue oder wiederkehrende Kunden) an und bieten Sie jeder Gruppe maßgeschneiderte Inhalte und relevante nächste Schritte zur Optimierung des Engagements.

Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails auf mobilen Geräten gut aussehen

Transaktions-E-Mails werden oft auf mobilen Geräten geöffnet, insbesondere für Aktionen wie das Zurücksetzen von Passwörtern oder Bestellbestätigungen. Stellen Sie sicher, dass E-Mails korrekt auf verschiedenen Bildschirmgrößen dargestellt werden und verwenden Sie lesbare Schriftgrößen für mobile Benutzer. Machen Sie es den Benutzern leicht, auf ihren mobilen Geräten Aktionen durchzuführen.

Halten Sie die Vorschriften in Ihrer Region ein

Gehen Sie sorgfältig mit Benutzerdaten um und halten Sie relevante Vorschriften wie die DSGVO und den CCPA ein. Es ist entscheidend, sich an Anti-Spam-Gesetze wie CAN-SPAM und CASL zu halten, um rechtliche Probleme zu vermeiden.

Bieten Sie außerdem eine klare und benutzerfreundliche Möglichkeit für Benutzer, sich von Transaktions-E-Mails abzumelden.

Kontinuierlich testen & optimieren

1️⃣ Führen Sie vor dem Start eine Testreihe Ihrer Transaktions-E-Mails durch, indem Sie Test-E-Mails an verschiedene E-Mail-Clients und Geräte senden, um potenzielle Probleme zu identifizieren.

2️⃣ Führen Sie A/B-Tests durch, um festzustellen, welche Betreffzeilen, Texte oder Layouts am besten für Ihr Publikum funktionieren.

3️⃣ Bewerten Sie Ihren Erfolg, indem Sie wichtige Kennzahlen wie Öffnungs-, Klick- und Bounce-Raten verfolgen.

Beginnen Sie mit dem Versand leistungsstarker Transaktions-E-Mails mit Pushwoosh

Pushwoosh ist mehr als nur ein Anbieter für Transaktions-E-Mails. Es ist eine Omnichannel-Plattform für Kundenengagement, die Ihnen hilft, alle Ihre wichtigen Nachrichten – ob transaktional oder marketingbezogen – an einem Ort zu orchestrieren.

Mit Pushwoosh können Sie:

• Transaktions-E-Mails, Push-Benachrichtigungen, In-App-Nachrichten, SMS und WhatsApp senden in einem einzigen, koordinierten Ablauf
• Nachrichten basierend auf Echtzeit-Ereignissen auslösen
• Automatisierte Arbeitsabläufe im Customer Journey Builder erstellen
• Die Leistung kontinuierlich mit A/B/n-Tests, Zustellungsanalysen und Conversion-Tracking optimieren

FAQ

Benötigen Transaktions-E-Mails einen Abmeldelink?

Ja. Es wird empfohlen, einen Abmeldelink in Transaktions-E-Mails einzufügen, um konform zu bleiben und eine starke Absenderreputation aufrechtzuerhalten. Obwohl einige rein operative Nachrichten rechtlich keine Opt-out-Option erfordern, hilft das Hinzufügen einer solchen, Beschwerden zu vermeiden, Spam-Meldungen zu reduzieren und Vertrauenswürdigkeit gegenüber Postfachanbietern zu signalisieren.

Gelten E-Mails zu abgebrochenen Warenkörben als transaktional?

Nein. E-Mails zu abgebrochenen Warenkörben werden im Allgemeinen als Marketing-E-Mails eingestuft, da sie darauf abzielen, einen Kauf zu fördern, anstatt eine vom Benutzer initiierte Aktion abzuschließen. Da sie werblich sind, erfordern sie die Zustimmung des Benutzers und müssen die Marketing-Compliance-Regeln befolgen.

Kann ich Werbeaktionen oder Cross-Sells in Transaktions-E-Mails einfügen?

Ja, aber seien Sie vorsichtig. Das Hinzufügen von Werbeelementen zu einer Transaktions-E-Mail kann ihre rechtliche Einstufung in Marketing ändern, was eine Opt-in-Zustimmung und einen Abmeldelink erfordert. Befolgen Sie die 80/20-Richtlinie: Mindestens 80 % der Nachricht sollten transaktional und wesentlich bleiben.