رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات: ما هي، أفضل الممارسات، أمثلة وقوالب

لقد طلبت سماعات رأس جديدة رائعة ولكن لم تتلق أي تأكيد للطلب في بريدك الإلكتروني. تبدأ بالقلق من التعرض للاحتيال والتفكير في طرق استعادة أموالك. تجارب مثل هذه تظهر مدى أهمية رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات. إنها ليست مجرد تأكيدات؛ بل تلعب دورًا كبيرًا في تجربة العملاء، حيث تُعلمك بالتسجيلات الجديدة، أو حالات الطلب، أو الإلغاءات. في هذا المقال، سنتعمق في تعريف رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات وكيفية إرسالها، مع أمثلة ونصائح.

ما هي رسالة البريد الإلكتروني للمعاملات؟

رسالة البريد الإلكتروني للمعاملات (تُسمى أيضًا رسالة المعاملات أو بريد النظام) هي بريد إلكتروني آلي غير ترويجي يُرسل إلى مستلم ردًا على إجراء قام به، مثل تقديم طلب، أو إنشاء حساب، أو إعادة تعيين كلمة المرور.

تشمل الأنواع الرئيسية لرسائل البريد الإلكتروني للمعاملات ما يلي:

• تأكيدات الطلبات والأنشطة
• تأكيدات الحساب والأمان
• تحديثات الخدمة

تحتوي هذه الرسائل الآلية على معلومات مخصصة حول نشاط المستخدم، مثل المنتجات المطلوبة والمبلغ المستحق.

دائمًا ما تحظى رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات بمعدلات فتح عالية، حيث يتوقع المستخدمون استلامها.

أفضل جزء لأي مسوق هو أن المستخدمين لا يحتاجون إلى الاشتراك لتلقيها. في الوقت نفسه، يمكنك تضمين رابط لإدارة التفضيلات حتى يتمكن العملاء من اختيار ما إذا كانوا يرغبون في تلقي إشعارات الدفع أو الرسائل القصيرة.

رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات مقابل رسائل البريد الإلكتروني التسويقية: ما الفرق؟

الفرق الرئيسي بين رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات والرسائل الترويجية هو أنه يجب على العملاء الموافقة على تلقي الأخيرة. يجب أن يتوافق جمعك ومعالجتك وتعاملك مع المعلومات الشخصية للعملاء مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، وقانون CAN-SPAM الأمريكي، وقانون مكافحة البريد العشوائي الكندي (CASL)، واللوائح الأخرى الخاصة بالمنطقة.

سترسل بانتظام كلًا من رسائل البريد الإلكتروني التسويقية ورسائل المعاملات. يقدم الجدول أدناه أمثلة على وقت استخدام كل نوع.

أمثلة على رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات (وأنواعها)

يجب أن تكون جميع رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات موجزة وتقدم فقط المعلومات ذات الصلة بإجراءات المستخدم. قبل أن ننتقل إلى قوالب وحالات استخدام رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات، دعنا نفحص عناصر البريد الإلكتروني المحددة مع إشارات إلى أفضل الممارسات حول كيفية كتابتها.

تشريح رسالة البريد الإلكتروني للمعاملات

دعنا ننتقل إلى أكثر أنواع رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات شيوعًا، مع أمثلة وقوالب.

أمثلة على رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات لتأكيد الطلبات والأنشطة

تأكيد الطلب

تطمئن رسائل تأكيد الطلب العملاء بأن طلباتهم قد تم تقديمها بنجاح. عادةً ما تتضمن تفاصيل الطلب ومعلومات التسليم. بالنسبة لشركات التجارة الإلكترونية، تعد هذه الرسائل أيضًا فرصة للترويج المتبادل للمنتجات حيثما تسمح اللوائح المحلية بذلك.

إليك مثال على رسالة تأكيد طلب أرسلتها iHerb.

رسالة تأكيد طلب من iHerb

قالب بريد إلكتروني لتأكيد الطلب

إذا كنت تبحث عن إرشادات لإنشاء بريد إلكتروني فعال لتأكيد الطلب، فإن البدء بقالب جاهز يمكن أن يكون خيارًا جيدًا. على سبيل المثال، ضع في اعتبارك قالب البريد الإلكتروني هذا الجاهز للاستخدام في Pushwoosh. يتضمن تصميمه اسم العميل وتفاصيل الطلب ومعلومات واضحة حول ما يمكن توقعه بعد ذلك.

👉 لاستخدام قالب البريد الإلكتروني للمعاملات هذا: سجل الدخول أو اشترك في Pushwoosh، انتقل إلى المحتوى > محتوى البريد الإلكتروني > اضغط على “إنشاء محتوى بريد إلكتروني” > اضغط على “اختر قالبًا”. ستظهر بعد ذلك عدة قوالب بريد إلكتروني جاهزة للاستخدام كما هي أو للتخصيص. القالب أعلاه يسمى “تأكيد الطلب”.

تأكيد الشحن

يجب أن يتضمن بريد تأكيد الشحن ثلاث معلومات رئيسية:

1. إشعار بأن المنتج قد تم شحنه بنجاح
2. تفاصيل الطلب
3. معلومات التتبع.

تساعد معلومات التتبع في إبقاء العملاء على اطلاع بمشترياتهم والخطوات التالية التي يتعين عليهم اتخاذها.

انظر إلى هذا المثال لبريد إشعار الشحن من ASOS.

رسالة تأكيد الشحن من ASOS

تأكيد الدفع

يجب أن يؤكد بريد تأكيد الدفع أن الدفع قد تم لمنتج أو خدمة. يجب أن يتضمن المبلغ الدقيق الذي تم تحصيله وطريقة الدفع.

تحقق من كيفية تقديم Bolt لكل هذه المعلومات بلمحة واحدة.

رسالة تأكيد الدفع من Bolt

تأكيد التسليم

عند إنشاء قالب بريد إلكتروني لتأكيد التسليم، قم بتضمين رقم تتبع الطلب، وقائمة بالمنتجات المشحونة، وتفاصيل الدفع، وتاريخ التسليم المتوقع، وجهات الاتصال للدعم.

يقدم هذا المثال المنظم جيدًا من DHL للمستخدمين جميع المعلومات التي يتوقعونها.

رسالة تأكيد التسليم من DHL

تأكيد الإرجاع

تعتبر عملية الإرجاع السهلة أمرًا بالغ الأهمية لرضا العملاء. تعد رسائل تأكيد الإرجاع جزءًا لا يتجزأ من استراتيجية البريد الإلكتروني بعد الشراء، وتتفوق Bata في هذا الجانب.

يتضمن البريد الإلكتروني أدناه تفاصيل أساسية، بما في ذلك الإطار الزمني للإرجاع واسترداد الأموال، واسم المنتج وسعره، والكمية، ورقم الطلب.

رسالة تأكيد الإرجاع من Bata

تأكيد استرداد الأموال

يساعد إرسال رسائل تأكيد استرداد الأموال الفورية العملاء على الشعور بالراحة عند التعامل معك، مع العلم أنهم سيستعيدون أموالهم قريبًا. قم بتضمين مبلغ الاسترداد، والإطار الزمني لإعادة الأموال، ومعلومات الاتصال الخاصة بك في هذا القالب.

انظر كيف كتب فريق Trolley ذلك لعملائهم.

رسالة تأكيد استرداد الأموال من Trolley

تأكيد الموعد

قم بتخصيص بريد تأكيد الموعد الخاص بك بأكبر عدد ممكن من المتغيرات اللازمة لجعل العميل يشعر بالتقدير. يجب أن يتضمن جميع المعلومات الأساسية، مثل تاريخ الموعد ووقته وموضوعه. أيضًا، قم بتضمين تفاصيل الاتصال الخاصة بك إذا احتاج العميل إلى إجراء تغييرات.

أدرجت HotDoc جميع المعلومات المفيدة لمرضاهم في بريد تأكيد الموعد.

رسالة تأكيد الموعد من HotDoc

تأكيد الإلغاء

عندما يلغي العميل طلبًا أو اشتراكًا، يؤكد بريد الإلغاء طلبه ويمنح المسوقين فرصة لاستعادة المستخدمين. في مثال Hulu، الشيء الوحيد الذي يطلبونه من المستخدمين هو العودة. البريد الإلكتروني قصير ومباشر، مع فكرتين: الأولى تؤكد الإلغاء، والثانية تركز على إعادة التنشيط.

رسالة تأكيد الإلغاء من Hulu

قوالب رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات لإشعارات الحساب والأمان

تفعيل الحساب

يحتوي مثال بريد تفعيل الحساب من Headspace على معلومات أساسية للمستلمين. يشرح لماذا يحتاج العميل إلى التحقق من حسابه، وماذا يجب عليه فعله لإكمال العملية، ومتى ستنتهي صلاحية رابط التحقق.

رسالة تفعيل الحساب من Headspace

تنبيهات الأمان (مثل محاولات تسجيل الدخول المشبوهة)

عند إنشاء بريد تنبيه أمني، من المهم أن يكون مباشرًا وشخصيًا وأن يتضمن دعوة واضحة لاتخاذ إجراء (CTA). تأكد من تضمين جميع التفاصيل الضرورية، مثل الموقع والوقت ونوع الجهاز المستخدم لتسجيل الدخول إلى الحساب. بالإضافة إلى ذلك، فإن لمسة ودية مثل توقيع “أُرسلت بحب من Airbnb” ستذكر المستخدم بأن الشركة تقدر أمان حسابه.

رسالة تنبيه أمني من Airbnb

رموز المصادقة الثنائية (2FA)

توفر رسائل المصادقة الثنائية دفاعًا قويًا ضد الاحتيال. يجب أن يتضمن قالب البريد الإلكتروني هذا رمزًا ذا صلاحية قصيرة، ونصيحة حول إضافة طبقات أمان إلى حسابات المستخدمين، ومعلومات الاتصال الخاصة بك. أدرجت Deel كل هذه المعلومات لمستخدميها.

رسالة المصادقة الثنائية من Deel

رسائل إعادة تعيين كلمة المرور

من المرجح أن يتم فتح رسائل إعادة تعيين كلمة المرور حيث ينوي المستخدمون الاستمرار في استخدام خدمتك. استفد من هذه الفرصة لصياغة رسالة متوافقة مع علامتك التجارية مع تعليمات واضحة، على غرار نهج Netflix.

رسالة إعادة تعيين كلمة المرور من Netflix

أمثلة على رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات لتحديثات الخدمة

رسائل تجديد الاشتراك

عند إرسال رسائل تجديد الاشتراك، من المفيد تضمين تذكير للعملاء بإضافة طريقة دفع احتياطية. قد يؤدي القيام بذلك إلى زيادة عدد المعاملات الناجحة بشكل كبير في المستقبل. يستخدم Google Play، على سبيل المثال، هذا النهج في رسائل تجديد الاشتراك الخاصة به.

رسالة تجديد الاشتراك من Google Play

إشعارات انتهاء صلاحية الاشتراك

يجب أن تكون إشعارات انتهاء صلاحية الاشتراك ودية ولكن مباشرة. قم بتمييز العناصر الأكثر أهمية لتسهيل قراءتها. إذا كان تجديد الاشتراك تلقائيًا، فيجب أن يعمل كإشعار مجاملة بسيط. إذا كانت هناك أي أسئلة أو مخاوف، شجع على الرد على البريد الإلكتروني للتواصل، تمامًا كما يقترح فريق Reincubate.

رسالة تجديد الاشتراك من Reincubate

تحديثات الفواتير أو الفواتير

يهدف بريد تحديث الفواتير إلى التحقق من دقة معلومات الدفع الموجودة لدينا. إنها رسالة ما قبل التنبيه بالمستحقات للمساعدة في تجنب تراجع العملاء بسبب تفاصيل الدفع القديمة.

دعنا نراجع نهج Lyft. يتميز هذا البريد الإلكتروني بصورة المنتج البارزة، والتي توضح بوضوح مكان تحديث معلومات الدفع في التطبيق.

رسالة تحديث الفواتير من Lyft

التغييرات في شروط الخدمة أو سياسة الخصوصية

عادةً ما يكون البريد الإلكتروني الذي يصف التغييرات في الشروط والأحكام أطول من رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات التي استعرضناها اليوم. دعنا نحلل البريد الإلكتروني من Figma. يشرح بوضوح كيف يمكن للمستخدمين ضبط إعدادات الذكاء الاصطناعي الخاصة بهم، ويقدم نظرة عامة على شروط الذكاء الاصطناعي الجديدة، ويحدد متى ستدخل الشروط حيز التنفيذ.

رسالة التغييرات في شروط الذكاء الاصطناعي من Figma

كيفية إرسال رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات (خطوة بخطوة)

يتطلب إرسال رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات إعدادًا موثوقًا، وتوثيقًا صحيحًا للنطاق، وتكاملًا سلسًا مع تدفقات عمل منتجك. اتبع هذه الخطوات لضمان تسليم رسائلك بسرعة، وبشكل متسق، وفي اللحظة التي يتوقعها المستخدمون بالضبط.

1. اختر خدمة أو مزود بريد إلكتروني للمعاملات

ابدأ باختيار خدمة بريد إلكتروني مخصصة للمعاملات، وليس أداة تسويق عامة. يجب أن يدعم مزود البريد الإلكتروني للمعاملات الخاص بك الإرسال بكميات كبيرة، والتسليم السريع، والوصول المستمر إلى صندوق الوارد (Pushwoosh يمكنه ذلك 😎).

2. قم بتوثيق نطاقك لضمان أفضل قابلية للتسليم

قم بتحسين قابلية تسليم بريدك الإلكتروني عن طريق تكوين سجلات التوثيق الأساسية لنطاق الإرسال الخاص بك. تبني هذه الخطوة الثقة مع مزودي خدمات البريد وتحسن بشكل كبير فرص وصول رسائلك إلى صندوق الوارد.

اتبع خطوات التكوين هذه:

• قم بتوثيق نطاق المرسل الخاص بك عن طريق إعداد سجلات SPF و DKIM و DMARC. يساعد هذا في إثبات هوية المرسل ويزيد من فرص وصول رسائلك إلى صندوق الوارد.
• ابنِ سمعة مرسل قوية عن طريق زيادة حجم البريد الإلكتروني تدريجيًا. يساعد هذا مزودي خدمات البريد على الثقة في نطاقك ويحسن معدلات قابلية التسليم.
• تجنب استخدام محفزات البريد العشوائي في رسائلك، مثل علامات التعجب المفرطة، أو الأحرف الكبيرة بالكامل، أو HTML المعقد للغاية.
• نظف قائمة بريدك الإلكتروني بانتظام لتقليل معدلات الارتداد وإزالة عناوين البريد الإلكتروني غير الصالحة.
• تعامل مع شكاوى البريد الإلكتروني على الفور لتجنب إدراجك في القائمة السوداء.

يعد التكوين الصحيح مهمًا بشكل خاص لرسائل البريد الإلكتروني للمعاملات، حيث يعتمد المستخدمون غالبًا عليها لإكمال إجراءات حاسمة. لمزيد من الإرشادات، راجع مقالنا الكامل حول قابلية تسليم البريد الإلكتروني.

3. ادمج إرسال البريد الإلكتروني في منتجك باستخدام واجهات برمجة التطبيقات (APIs) أو حزم تطوير البرمجيات (SDKs)

بعد ذلك، تأكد من أن مزود البريد الإلكتروني للمعاملات الخاص بك يتكامل بسلاسة مع تطبيقك أو نظامك الخلفي.

استخدم APIs و SDKs لربط وظيفة إرسال البريد الإلكتروني مباشرة بمنطق منتجك، على سبيل المثال:

• تشغيل بريد تأكيد عند إكمال المستخدم لعملية شراء
• إرسال بريد إعادة تعيين كلمة المرور فورًا بعد طلب المستخدم
• إخطار المستخدمين بتغييرات الاشتراك أو مشكلات الدفع في الوقت الفعلي

يضمن التكامل السلس وصول رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات الخاصة بك في اللحظة المناسبة تمامًا، مما يحسن رضا المستخدم ومعدلات التحويل.

4. اربط أحداث منتجك

ترتبط رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات دائمًا بحدث معين أو إجراء مستخدم، مثل “تم تقديم الطلب” أو “تم تغيير كلمة المرور”. في Pushwoosh، يمكنك إعداد تسليم رسائل المعاملات باستخدام الدخول المستند إلى المشغل (Trigger-based entry) أو عنصر انتظار المشغل (Wait for Trigger).

لمزيد من المعلومات التفصيلية، تحقق من دليلنا حول رسائل البريد الإلكتروني المشغلة.

أفضل الممارسات لرسائل البريد الإلكتروني للمعاملات

هل تبحث عن كيفية تحسين رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات وجعلها أكثر شفافية وموثوقية وفائدة للمستخدمين؟ ستساعدك أفضل الممارسات هذه على تحسين كل جزء من رسائل المعاملات الخاصة بك، بحيث تصل باستمرار إلى صندوق الوارد وتوفر التجربة السلسة التي يتوقعها عملاؤك.

صقل تجربة المستخدم في كل خطوة من الرحلة

أنشئ قوالب قابلة للتخصيص ومتوافقة مع علامتك التجارية لكل إجراء معاملة تحتاجه. قم بتضمين دعوات لاتخاذ إجراء (CTAs) في الجزء العلوي من الصفحة. استخدم سطور موضوع واضحة وموجهة نحو الإجراء لتتناسب مع محتوى البريد الإلكتروني وزيادة معدلات الفتح.

على سبيل المثال، عند التواصل مع العملاء الذين تركوا عناصر في عربات التسوق الخاصة بهم، يمكن أن يكون سطر الموضوع الخاص بك: {اسم المنتج} لا يزال في انتظارك.

قم دائمًا بتضمين عنوان “الرد على” حتى يتمكن العملاء من التواصل معك بسهولة. أيضًا، قم بتوفير خيار إلغاء الاشتراك للحفاظ على سمعة المرسل الخاصة بك.

استخدم الاتصالات متعددة القنوات لتعزيز الوصول

إدارة تفضيلات الاتصال تشبه تنظيم قائمة تشغيل. تمامًا كما تختار الأغنية المثالية لكل قائمة تشغيل، يمكن للمستخدمين اختيار طريقتهم المفضلة لتلقي الرسائل. اسأل المستخدمين عما إذا كانوا يرغبون في تلقي رسائل المعاملات عبر إشعارات الدفع، أو الرسائل داخل التطبيق، أو الرسائل القصيرة لضمان فتحها وقراءتها.

في الوقت نفسه، اختر قناة احتياطية سيتم تفعيلها تلقائيًا للتنبيهات الهامة. تعاون مع فريقك لضمان اتساق صوت العلامة التجارية عبر جميع القنوات والحفاظ على تجربة مستخدم سلسة.

خصص المحتوى لتعزيز تجربة المستخدم

استخدم المحتوى الديناميكي في قوالب البريد الإلكتروني للمعاملات الخاصة بك لتضمين تفاصيل خاصة بالمستلم. على سبيل المثال، في رسائل تأكيد الطلب، يمكنك إدراج تاريخ التسليم ديناميكيًا.

للارتقاء بالتخصيص إلى مستوى أعلى، قم بتصميم رسائل المعاملات بناءً على شرائح العملاء (مثل العملاء المهمين، أو الجدد، أو العائدين)، وتقديم محتوى مخصص لكل مجموعة وخطوات تالية ذات صلة لتحسين التفاعل.

تأكد من أن رسائلك الإلكترونية تبدو رائعة على الأجهزة المحمولة

غالبًا ما يتم فتح رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات على الأجهزة المحمولة، خاصة للإجراءات مثل إعادة تعيين كلمة المرور أو تأكيد الطلب. تأكد من عرض رسائل البريد الإلكتروني بشكل صحيح على أحجام الشاشات المختلفة واستخدم أحجام خطوط قابلة للقراءة لمستخدمي الأجهزة المحمولة. اجعل من السهل على المستخدمين اتخاذ إجراء على أجهزتهم المحمولة.

الامتثال للوائح في منطقتك

تعامل مع بيانات المستخدم بعناية وامتثل للوائح ذات الصلة مثل GDPR و CCPA. من الأهمية بمكان الالتزام بقوانين مكافحة البريد العشوائي مثل CAN-SPAM و CASL لتجنب المشكلات القانونية.

بالإضافة إلى ذلك، قم بتوفير طريقة واضحة وسهلة الاستخدام للمستخدمين لإلغاء الاشتراك من رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات.

اختبر وحسن باستمرار

1️⃣ قم بإجراء سلسلة اختبارات ما قبل الإطلاق لرسائل البريد الإلكتروني للمعاملات الخاصة بك عن طريق إرسال رسائل اختبار إلى عملاء بريد إلكتروني وأجهزة مختلفة لتحديد المشكلات المحتملة.

2️⃣ قم بإجراء اختبارات A/B لتحديد أي سطور موضوع أو نصوص أو تخطيطات تعمل بشكل أفضل لجمهورك.

3️⃣ قم بتقييم نجاحك عن طريق تتبع المقاييس الرئيسية مثل معدلات الفتح والنقر والارتداد.

ابدأ بإرسال رسائل بريد إلكتروني قوية للمعاملات مع Pushwoosh

Pushwoosh هي أكثر من مجرد مزود لرسائل البريد الإلكتروني للمعاملات. إنها منصة تفاعل مع العملاء متعددة القنوات تساعدك على تنظيم جميع رسائلك الهامة — سواء كانت معاملات أو تسويقية — في مكان واحد.

مع Pushwoosh، يمكنك:

• إرسال رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات، وإشعارات الدفع، والرسائل داخل التطبيق، والرسائل القصيرة، و WhatsApp في تدفق واحد منسق
• تشغيل الرسائل بناءً على الأحداث في الوقت الفعلي
• بناء تدفقات عمل آلية في منشئ رحلة العميل
• تحسين الأداء باستمرار من خلال اختبار A/B/n، وتحليلات التسليم، وتتبع التحويلات

الأسئلة الشائعة

هل تحتاج رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات إلى رابط لإلغاء الاشتراك؟

نعم. يوصى بتضمين رابط لإلغاء الاشتراك في رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات للبقاء متوافقًا والحفاظ على سمعة مرسل قوية. في حين أن بعض الرسائل التشغيلية البحتة قد لا تتطلب قانونًا خيار إلغاء الاشتراك، فإن إضافته يساعدك على تجنب الشكاوى، وتقليل تقارير البريد العشوائي، والإشارة إلى الجدارة بالثقة لمزودي خدمات البريد.

هل تعتبر رسائل البريد الإلكتروني للسلات المتروكة رسائل معاملات؟

لا. تُصنف رسائل البريد الإلكتروني للسلات المتروكة بشكل عام على أنها رسائل بريد إلكتروني تسويقية لأنها تهدف إلى تشجيع الشراء بدلاً من إكمال إجراء بدأه المستخدم. نظرًا لأنها ترويجية، فإنها تتطلب موافقة المستخدم ويجب أن تتبع قواعد الامتثال التسويقي.

هل يمكنني تضمين عروض ترويجية أو بيع متبادل في رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات؟

نعم، ولكن كن حذرًا. يمكن أن يؤدي إضافة عناصر ترويجية إلى بريد إلكتروني للمعاملات إلى تغيير تصنيفه القانوني إلى تسويقي، مما يتطلب موافقة الاشتراك ورابط إلغاء الاشتراك. اتبع إرشادات 80/20: يجب أن يظل 80% على الأقل من الرسالة معاملاتيًا وأساسيًا.